DIS-Norge
 
  English Norsk  

Avtale mellom DIS-Norge og Riksarkivaren 2012

Samarbeidsavtale mellom Riksarkivaren og DIS-Norge

Vedlegg nr 1. Transkribering og tilgjengeliggjøring av kirkeboksmateriale

Dette er vedlegg nr. 1 til Samarbeidsavtale mellom Riksarkivaren og DIS-Norge av 19.12.2011, heretter kalt hovedavtalen. Vedlegget regulerer samarbeidet mellom Riksarkivaren og DIS-Norge om transkribering og tilgjengeliggjøring  av kirkeboksmateriale. Dette er en videreføring av Samarbeidsavtale mellom Riksarkivaren og DIS-Norge om dataregistrering og formidling av norsk kirkeboksmateriale av 03.01.2001.

1. Formål med avtalen

Formålet med dette samarbeidet er å:

1. legge til rette for organisert transkribering av norsk kirkeboksmateriale i regi av DIS­-Norge.

2. tilgjengeliggjøre dette materialet i Digitalarkivet.

2. Arkivverkets tilrettelegging for transkribering

1. Arkivverket stiller gode kopier av kildematerialet kostnadsfritt til disposisjon for registratorene. Kilden tilbys normalt i skannet versjon lagt ut i Digitalarkivet.

2. Ved  behov kan det leveres papirkopier eller digital kopi på CD, DVD eller andre medier. Bestilling av slike kopier kanaliseres gjennom transkriberingsprosjektet i DIS-Norge for videreformidling til en kontaktperson i Riksarkivet. Volumet av kopier tilpasses kapasiteten til registratoren(e).

3. Registratorer og deltagere i transkriberingsprosjektet kan få tilgang til originalkilden på statsarkivets lesesal i de tilfeller der kopiene er for dårlige.  Alternativt kan Arkivverket skanne kilden på nytt for å oppnå et bedre resultat.

4. Forespørsler om tyding av problematiske ord eller setninger skal rettes til Slektsforum på DIS-Norges nettsider. Ved behov kan det via e-post rettes en henvendelse til det aktuelle statsarkivet for oppslag i originalkilden.

3. DIS-Norges bidrag

1. Transkribering

1. Et sentralt ledet transkriberingsprosjekt i DIS-Norge organiserer og støtter det transkriberings- og korrekturarbeidet som utføres i regi av foreningen.

2. Enkeltpersoner eller grupper av personer i DIS-Norges lag transkriberer opplysninger fra arkivmateriale i tråd med Arkivverkets anbefalte standarder. Transkribering av norsk kirkeboksmateriale skjer i tråd med standarden Kyrre (versjon 1.0, Digitalarkivet 2005). Transkriberingen utøres vederlagsfritt. 

3. DIS-Norge skal inntil videre oppfordre alle som transkriberer kirkebøker i deres regi å benytte foreningens godkjente spesialprogram  for slik transkribering. Foreløpig er det kun Augustus (versjon 2.1 eller nyere). Dette programmet er tilgjengelig  og gratis i bruk for alle. Når andre transkriberingsprogrammer senere testes og godkjennes av DIS-Norge eller Arkivverket, kan disse anbefales. Bruk av Microsoft Excel eller tilsvarende programmer skal frarådes.

4. Arkivverket har anledning til å komme med konkrete ønsker om prioritering av bestemte områder eller perioder for transkribering. Dette kanaliseres gjennom DIS-Norge og legges frem for registratorene. Hver enkelt registrator eller gruppe bestemmer selv hvilken kilde de ønsker å transkribere. Reservasjonstjenesten i Digitalarkivet, som viser hvilke kilder som er ledige for transkribering, benyttes når den blir klar.

5. DIS-Norge skal tilkjennegi at fulltranskribert kirkeboksmateriale har størst bruksverdi og ønskes prioritert fremfor oppbygging av navneregistre eller  lignende (pkt. 3.1.6). En fulltranskribering skal ha med alle innførslene i den aktuelle listen i kilden. Det er ikke akseptabelt å transkribere kun innførsler fra utvalgte sokn, grender, familier, år og lignende. Det er ikke noe absolutt krav om å transkribere faddere i dåpslister eller forlovere i vielseslister (jf. Kyrre-standarden, avsnittet om roller i kapittel 4.1), men nytteverdien til dataene øker ved å inkludere disse opplysningene.

6. DIS-Norge skal, overfor medlemmer som ønsker å bygge opp navneregistre til kirkebøkene (transkribering av kun noen utvalgte opplysninger fra hver innførsel i kilden som basis for en søkeinngang til bildene av kirkebøkene), tilkjennegi at de utvalgte feltene skal fylles ut i tråd med standarden Kyrre, slik at de senere kan utvides til fulle transkriberinger.

7. DIS-Norge oppdaterer løpende status for kilder som er under transkribering i regi av foreningen. Dette gjøres i den kommende knyttet til Digitalarkivet.

2. Tilgjengeliggjøring og kvalitetssikring

1. Når transkriberingsarbeidet er sluttført, må filene tilføres metadata om kilden og transkriberingen i toppen av KyrreML-filene før publisering. Dette utføres i tråd med instruksjonene i kapittel 5 i Kyrre-standarden, og kan gjøres ved hjelp av Augustus.

2. Den enkelte registrator eller -gruppe anbefales å oversende de ferdig transkriberte datafilene til koordinator for hvert lag, som straks videresender disse direkte til Digitalarkivet. Tekstfilene skal foreligge i Kyrres standardiserte,  XML-baserte format KyrreML. Det transkriberte materialet  kan da publiseres i Digitalpensjonatet som en foreløpig versjon.

3. Den samme transkriberingsgruppen oppfordres til å gjennomføre korrekturlesing og annen kvalitetskontroll av datafilene. DIS-Norge forplikter seg til å utarbeide og ajourføre anbefalte rutiner for dette kvalitetssikringsarbeidet i samråd med Arkivverket.  Kvalitetskontrollen kan f.eks. bestå av en «frekvensanalyse». Til utarbeidelse og fremvisning av frekvenslister over dataverdier som forekommer i filen, anbefales funksjonen Statistikk i Augustus. Det anbefales at datamaterialet også blir korrekturlest for å eliminere transkriberingsfeil. Korrekturlesing utføres av en eller to personer, men ikke av registratoren selv.

4. Den enkelte registrator eller -gruppe oversender korrekturleste/kvalitetskontrollerte datafiler til det sentrale transkriberingsprosjektet i DIS-Norge, som står for ytterligere kvalitetssikring og ferdigstilling av filene etter innarbeidede standarder og rutiner. Denne  kvalitetssikringen kan f.eks. bestå av ekstra frekvensanalyse, sjekking av usikkerhetsmarkeringer mot kilden og  en test av strukturen på filene (XML­ validering).

5. Etter  endelig  kvalitetssikring oversendes de ferdigstilte datafilene til Digitalarkivet, der de denne gangen blir lagt ut i selve Digitalarkivet. Eventuelle midlertidige filer i Digitalpensjonatet blir slettet.

6. DIS-Norge, bade sentralt  og lokalt, skal ved all bruk og distribusjon av datamaterialet gjøre kjent at det er transkribert i samarbeid med Arkivverket.

4. Tilgjengeliggjøring og distribusjon av transkribert arkivmateriale

1. DIS-Norges eiendoms-  og bruksrett

1. DIS-Norges lokale registratorer og transkriberingsgrupper beholder eiendomsretten til sitt transkriberte datamateriale (som er lagt ut i Digitalarkivet) i inntil fem år etter ferdigstillelse.

2. I eierperioden har de full bestemmelsesrett over samme materiale, inkludert bruks- og distribusjonsrettighetene. Dette  innebærer fri tilgjengeliggjøring av materialet alle andre former enn den som forbeholdes Arkivverket  (jf pkt. 4.2.2). De kan også distribuere materialet til tredjepart med det samme forbehold. Materialet kan om mulig og ønskelig også utnyttes kommersielt.

3. Etter at Riksarkivaren har overtatt eiendomsretten, skal de lokale registratorene og gruppene fortsatt ha de samme bruks- og distribusjonsrettighetene til materialet. I tillegg til det som er nevnt ovenfor (jf. pkt. 4.1.2), innebærer dette at DIS-Norge og bidragsyterne om ønskelig kan få tilsendt oppdaterte eller korrigerte versjoner av datafilene fra Arkivverket.

2. Arkivverkets eiendoms- og bruksrett og forvaltningsansvar

1. Arkivverket har rett og plikt til å tilgjengeliggjøre i Digitalarkivet materiale som DIS­-Norges medlemmer har transkribert eller digitalisert på annen måte.

2. Arkivverket gis enerett til å tilgjengeliggjøre materialet på et nettsted med kilder fra hele landet, med mindre annet er avtalt i det enkelte  tilfellet.

3. Arkivverket forplikter seg til å gjøre digitalisert materiale allment og kostnadsfritt tilgjengelig på nettet innen tre måneder etter at det er mottatt fra  DIS-Norge, og deretter opprettholde tilgjengeligheten.

4. Riksarkivaren overtar eiendomsretten til materialet når den som har transkribert det, ønsker det, eller senest fem år etter ferdigstillelsen.

5. Arkivverket overtar forvaltningsansvaret for materialet når det er oversendt fra DIS-Norge. Det innebærer ansvar for kontinuerlig oppdatering og korrigering av mangler og transkriberingsfeil i materialet på basis av tilbakemeldinger fra brukeme, konvertering til nasjonalt aksepterte utvekslingsformater for slike data, katalogisering og sikker langtidslagring av materialet. Arkivverket skal etter anmodning også sende oppdaterte eller korrigerte versjoner av datafiler tilbake til DIS-Norge (jf. punkt 4.1.3).

3. Kreditering og begrensninger på distribusjon

1. Riksarkivaren har uinnskrenket rett til å ivareta sitt redaktøransvar for nettstedet der materialet legges ut.

2. Arkivverket kan reservere seg mot å legge ut digitalisert materiale som ikke oppfyller kvalitetsmessige minstekrav. Dette avgjøres etter stikkprøver fra materialet med sammenligning mot originalkilden.

3. I Digitalarkivet/-pensjonatet vil det fra 2012 bli innført et system som markerer hvilke korrekturtiltak hver transkribering (datafil) har vært igjennom. Gjennomføring av organisert kvalitetssikring som følger punkt 3.2.3 og 3.2.4 ovenfor, vil gi full uttelling i dette systemet.

4. Arkivverket vil ikke legge ut opplysninger som kan komme i konflikt med bestemmelser om taushetsplikt og personvern. Arkivverket forbeholder seg retten til å fjerne/skjule data som berøres av de til enhver tid gjeldende sperrefrister for søkbare data.

5. Ved tilgjengeliggjøring i Digitalarkivet, distribusjon og annen bruk, skal det framgå hvem som har eiendomsretten til materialet. I tillegg skal opplyses hvem som er registrator(er), korrekturlesere, evt. gruppe og lag i DIS-Norge.

6. Arkivverket kan bare videredistribuere transkribert materiale som Riksarkivaren har eiendomsretten til, men etter særskilt avtale også det andre har eiendomsretten til.

7. Arkivverket kan tilrettelegge det transkriberte materialet for forskningsbruk internt og eksternt, også når andre har eiendomsretten til det. Distribusjon av datafiler til Historisk befolkningsregister, som er under oppbygging, faller inn under slik tilrettelegging.

8. Arkivverket har rett til å produsere utskriftsversjoner av det transkriberte materialet til intern bruk. Utskriftsversjonene kan brukes til å lage papirutgaver (hefter med registre). Utskriftsversjoner for nedlasting fra nettsidene og papirutgaver for salg kan kun produseres av transkribert materiale som Riksarkivaren har eiendomsretten til, eller av materiale som andre har eiendomsretten til etter særskilt avtale. Arkivverket har ikke plikt til å produsere utskriftsversjoner eller papirutgaver for salg.

5. Koordinering og oppføging av samarbeidet

1. Dersom forhold av vesentlig betydning for dette vedlegget til samarbeidsavtalen endres, gjennomfører partene innen to måneder et forhandlingsmøte for eventuell revisjon av dette vedlegget (jf. hovedavtalens pkt. 2.2).

2. Transkriberingsprosjektet i DIS-Norge vil sentralt koordinere (og gi faglig veiledning til) det lokale transkriberingsarbeidet, slik at Arkivverket i de fleste sammenhenger kun trenger å forholde seg til hovedlaget DIS-Norge (jf. hovedavtalen pkt. 2.5).

3. En forutsetning for at frivillige som ikke er medlemmer av DIS-Norge skal komme inn under denne avtalen, er at de forholder seg til DIS-Norge som koordinator og faglig veileder.

4. DIS-Norge og Arkivverket kan sammen eller hver for seg dele ut priser til enkeltpersoner eller grupper for ekstraordinær transkriberingsinnsats, både kvantitativ og kvalitativ.

 

Oslo, 20.04.2012                                                                  Oslo, 20.04.2012

                                 

Her er avtalen som pdf: Samarbeidsavtalen