DIS-Norge
 
  English Norsk  

Evaluering av DIS-Norge

Rapport lagt fram for landsmøtet den 9. april 2000


1.   FORORD
2.   HOVEDTREKKENE I DIS-NORGES HISTORISKE UTVIKLING
3.   ERFARINGER / UTVIKLINGEN I ANDRE LAND
4.   FORENINGENS ØKONOMISKE MULIGHETER
    4.1   NY DAGLIG LEDER
    4.2   SLEKT & DATA
    4.3   EGEN INTERNETT-SERVER
    4.4   AKTIVITETSUTVALGENE
    4.5   MEDLEMSKONTINGENTEN
    4.6   LOKALLAGSTILSKUDD
    4.7   ANDRE INNTEKTER
    4.8   KONTINGENTØKNING
    4.9   OPPSUMMERING
5.   HVILKE UTFORDRINGER STÅR DIS-NORGE OVERFOR?
    5.1   MEDLEMMENE
        5.1.1   Større bredde i medlemsmassen.
        5.1.2   En forening "for folk flest"
        5.1.3   Medlemmenes forventninger til foreningen
    5.2   DATABEHANDLING ELLER SLEKTSFORSKNING?
        5.2.1   Endret formålsparagraf
        5.2.2   IT-hjelpemidler som "allemannseie"
    5.3   DEN NYE ORGANISASJONSFORMEN
        5.3.1   Lokallag i alle fylker
        5.3.2   Aktivitetsutvalg
    5.4   FORENINGENS EGENART OG INTEGRITET
        5.4.1   Kommunikasjonsformer
        5.4.2   Kos eller kvalitet?
        5.4.3   Verdiskaping
        5.4.4   Samarbeidspartnere

 


 

1. FORORD

På DIS-Norges årsmøte i Bergen 20. mars 1999 ble det fattet følgende vedtak:
"Årsmøtet ber styret om å evaluere foreningens organisasjon og virksomhet etter 10 års drift og legge dette fram for neste årsmøte."

Styret nedsatte en arbeidsgruppe bestående av Jan Solberg, Vidar Øverlie og Tone Moseid, som utarbeidet et utkast som ble lagt fram for styret 13.9.1999. Utkastet ble videre bearbeidet og sendt ut til deltakerne på foreningens tillitsmannskonferanse 16. - 17. oktober 1999.

Arbeidsgruppa har hatt 4 telefonmøter i tiden 15.6. - 18.8.1999, og har ellers arbeidet med fordelte arbeidsoppgaver rundt evalueringen mellom møtene, samt kommunisert pr. Epost.



2. HOVEDTREKKENE I DIS-NORGES HISTORISKE UTVIKLING

Foreningen ble stiftet ut fra en del ressurspersoners ønske om en nyorientering av arbeidet med slektsforskning i Norge basert på bruk av moderne teknologi. Startgrunnlaget ble medlemsblad og diskusjonsgruppene på BBS. Innholdsmessig var det en god del fokus på programmer til bruk i organiseringen av slektsmateriale. Medlemmene til å begynne med bestod av folk med en god del slektserfaring fra før. Antallet medlemmer økte jevnt de første 2-3 årene til omlag 800 ved utgangen av 1993.

Sentrale milepeler i den videre utvikling av foreningen var:
- Oppgraderingen av Slekt og Data
- Overgangen til Internett med egne hjemmesider (og nedleggelsen av BBS)
- Startpakken

Hordaland etablerte lokallag i 1991 og Salten fulgte etter i 1993 og deretter kom det flere lag i 94/95. I en periode var det etablert 11 lag fram til den siste runden med etableringer slik at vi nå har 19 lokallag.
Medlemsveksten har blitt meget sterk etter at vi kom ut på Internett:
I 1997 økte medlemsregisteret med over 1000 og i 1998 med ca 1500.
I 1999 ligger vi så langt på over 1000.

Internett har blitt en meget viktig del av foreningens ståsted siden det åpner for helt andre muligheter for kommunikasjon medlemmene i mellom. Ut fra våre medlemmers interesse for elektronisk kommunikasjon har vi fått et nokså unikt grunnlag for å drive vår forening organisatorisk sammenlignet med mange andre foreninger. Sentrale aktiviteter kan altså foregå nærmeste momentant samtidig som alle medlemmer er hjemme i sine egne stuer.

Foreningen har definitivt hatt vekstproblemer de siste årene. Etableringen av aktivitetsutvalg har vært nødvendig for å trekke flere med og dermed få foreningen til å fungere uten at for mange sliter seg ut. Som et resultat av dette tilsetter foreningen en kontorleder. Målsetningen er at denne etterhvert skal fungere som en generalsekretær på heltid.

Foreningens organisatoriske utvikling:
Her har det blitt litt justeringer underveis, men hovedprinsippene har ligget fast. Foreningen er en nasjonal forening basert på direkte personlig medlemsskap i foreningen. Lokallagene er et organisatorisk supplement og gir tilbud om fysiske møteplasser og lokalt forankret aktivitet til de medlemmene som ønsker det. Det har ikke vært noe ønske om å utvikle DIS-Norge til en paraplyorganisasjon basert på at medlemmenes hovedforankring er i lokallagene. Omlag 45 pst av medlemmene er med i lokallag.
Oppsummert kan en si at sentrale pillarer i foreningens virksomhet nå er:
- Slekt og Data
- Internett med Epost-lister og diskusjonsgrupper (og snart egen server)
- Lokallag
- Aktivitetsutvalg



3. ERFARINGER / UTVIKLINGEN I ANDRE LAND

Slektsforskerforeninger finnes i mange land og iallfall i alle våre naboland, i Europa og i Nord-Amerika. Går en inn på de store genealogiske hjemmesider, som for eksempel Cindy’s List, er det pekere til genealogiske ressurser praktisk talt over hele verden.

I Nord-Europa og Nord-Amerika har en lenge hatt slektsforskerforeninger. I de siste 10-20 årene har også vokst fram foreninger som kobler det slektsfaglige med data. Utviklingen i Internett har gitt disse foreningene meget sterk vekst. Disse slekts- og dataforeninger har blitt etablert i mange nord-europeiske land. I Norden var svenskene tidlig ute med DIS-Sverige (1980). Senere ble det etablert tilsvarende foreninger i Danmark, Norge og Finland.

Alle de nordiske foreningene har hatt meget sterk vekst, men har satset noe forskjellig når det medlemsaktiviteter og organisatorisk utvikling.

I DIS-Sverige viser man ofte til at utviklingen av et eget slektsprogram (DISGEN) har vært forutsetningen for det høye medlemstallet (9300), men de er også klar over at DIS-Norges vekst viser at det også kan være andre faktorer som fører til medlemsvekst.

For Föreningen DIS i Sverige var slektsprogammet DISGEN lenge det helt dominerende prosjektet, men nå har DIS-treff seilt opp som en like viktig faktor for medlemsinteressen. Man gikk ofte med i DIS på grunn av DISGEN tidligere, og forble i foreningen på grunn av DIS-treff. Det definitive vendepunktet kom da DIS-treff kom ut på Internett. Nå er det 30 % av DIS i Sveriges nye medlemmer som ikke anskaffer DISGEN. Fordelene med forskerkontakter mellom medlemmene blir ofte fremhevet som det viktigste motivet for å forbli medlem.

DIS-Norge har satset på lokalforeninger som nettopp er lokale - hos DIS i Sverige har regionforeningene for store områder for at alle medlemmer skulle kunne delta i aktivitetene.

Her ligger det en meget viktig forskjelll mellom DIS-Norge og DIS-Sverige når det gjelder organisatoriske forhold, men som kanskje også har sitt grunnlag i ulike geografiske forhold.

DIS-Norge kan sammenlignet med DIS-Sverige ha vunnet mye på den tidlige og konsekvente satsningen på BBS og Internett. Det har skapt kontakt og samhold mellom medlemmene. I Sverige er det dessuten sterkere riksdekkende tradisjonelle slektsforskerforeninger enn i Norge.

I Danmark ble det midt i 80-årene, innen den danske slektsforskerforeningen, dannet en gruppe som fokuserte på hvordan edb kunne anvendes i slektsforskningen. DIS-Danmark ble dannet i 1987 som en fraksjon av slektsforskerforeningen, i 1989 var det formell generalforsamling, men først i 1995 ble DIS-Danmark helt selvstendig. Formålsparagrafen i Danmark er identisk med formålsparagrafen for DIS-Norge da vi stiftet vår forening. De utgir også Slekt og Data.

DIS-Danmark har bla satset på lesesirkler for genealogiske tidskrifter, 15-20 medlemsmøter rundt omkring i landet hvert år og har satset på BBS og senere Internett-sider. Ellers har de vært engasjert i kilderegistrering, utgitt særnummer av Slekt og Data og deltatt i utgivelsen av Hvem Forsker Hva.

DIS-Danmark har altså ikke etablert en struktur av lokalforeninger på samme måte som vi i Norge og de har heller ikke utviklet eget dataprogram slik de har gjort i Sverige og i Finland. På samme måte som i Norge er Brothers Keeper det mest anvendte program.

I Finland har en utviklet et eget program, Slektsprogrammet. En samarbeidet i en årrekke med den tradisjonelle slektsforskerforeningen og fra og med 1999 er de to foreningene slått sammen og har nå vært sitt fagstyre. I Finland har man også utgitt blad i alle år og har bla satset betydelig på kilderegistrering bla i det såkalte Hiski-prosjektet. Finland har kommet langt når det gjelder utvikling av Internettsider.



4. FORENINGENS ØKONOMISKE MULIGHETER

4.1 NY DAGLIG LEDER

Den utvikling og de planer som skisseres i dette notatet vil kunne gi både økte inntekter og økte kostnader for foreningen i årene framover. Hva vil det være mulig å gjennomføre og samtidig klare en økonomi i balanse?

Av tiltak som vil koste penger, er det særlig tilsetting av kontorleder (generalsekretær) som vil innebære noe vesentlig nytt i foreningens økonomi. Styret og de fleste andre som har ment noe om dette, er enige om at vår forening som nå er blitt såpass stor og som er i så sterk utvikling, trenger en fast tilsatt som kan utvikle foreningen på daglig basis. Til i dag har vi praktisk talt utelukkende vært basert på frivillig innsats. Vi dekker spesielle kostnader tillitsvalgte har i foreningsarbeidet, men vi gir ikke noe honorar i tillegg for styremedlemmer eller andre tillitsvalgte. Vi tror det er viktig å fortsette en linje hvor ordinære tillitsvalgte arbeider på frivillig basis og at vi samler de lønnede ressurser i en spesielt tilsatt ved kontoret. Dette vil gi mulighet for å få i både pose og sekk ved at vi bevarer frivillighet, entusiasme og kreativiteten i foreningens arbeid og dermed sikrer at vi i størst mulig grad arbeider med det de vanlige medlemmene ønsker. Samtidig vil vi sikre en kjerne av profesjonelt arbeid gjennom tilsetting av kontorleder. Kontorlederens oppgaver bør prinsipielt komme i tillegg til det frivillige arbeidet som utføres. Dersom vi gjennom tilsetting bare flytter frivillig arbeid over til lønnet arbeid, er vi like langt. Får vi kontorlederen til å bli en ekstra ressurs har vi muligheten til et vesentlig løft for foreningen i form av nye tilbud til medlemmene, bedre faglig veiledning, bedre fungerende møteplasser, bedre kontakt med andre typer foreninger osv. Kontorlederen må bli til nytte for hele foreningen, både sentralt, i lokallagene og ellers blant medlemmene.En heltids ansatt kontorleder vil kunne legge beslag på mellom tre og fire hundre tusen kroner når vi inkluderer sosiale utgifter og noe økte kostnader ellers.

4.2 SLEKT og DATA

Slekt og Data er foreningens viktigste kommunikasjon med medlemmene. Noen vil kunne mene at bladet etter hvert vil bli avløst av andre former som f.eks. Internettutgivelser. Styret er enig om at i overskuelig framtid er det avgjørende fortsatt å satse på bladet. Etter vår mening bør vi om mulig søke å styrke bladet i årene framover. Dette gjelder særlig utvikling av et enda bedre innhold, men også flere sider eventuelt flere utgaver pr år. For å klare dette, må redaksjonsarbeidet styrkes.

Vi legger til grunn en økning i det samlede sidetall fra 128 (32 sider pr nummer) i året til 192 (48 sider pr nummer) enten ved å utvide hvert nummer eller å innføre en utgave til i året. Dersom vi utvider sidetallet, bør ikke den samlede kostnadsøkning bli avskrekkende. Dersom vi velger å gi ut en utgave til, vil portokostnadene gi noe større utgifter.

4.3 EGEN INTERNETT-SERVER

En stadig større satsing på Internett som kommunikasjon med og mellom medlemmene vil måtte komme. Vi har besluttet å anskaffe egen server som vil gi oss en ny plattform for utvikling av nye tjenester. Vi vil måtte følge opp dette med prioritering av stadig mer økonomiske midler til dette området. Budsjettet vil på noen års sikt antagelig bli mer på høyde med de kostnadene vi har med å lage Slekt og Data. Sammen med den økte tilgjengelighet over Internett, vil de spesielle tjenester også måtte utvikles. DIStreff og andre databaser vil måtte videreutvikles. Maillistene og nyhetskonferansene vil stå enda mer sentralt. Foreningen bør i årene framover gjøre et spesielt framstøt for å samle inn mail-adresser fra alle medlemmene. I dag har vi stort sett bare registrert mail-adresser for de innmeldte det siste året, mens vi mangler adresser til de fleste tidligere innmeldte. Mail-adresser for alle foreningens medlemmer, kan gi en meget viktig plattform for kommunikasjon med medlemmene.

4.4 AKTIVITETSUTVALGENE

Foreningens aktivitetsutvalg må sikres et tilstrekkelig økonomisk fundament. Det må også i årene framover være mulig å arrangere landsdekkende tillitsmannskonferanser og fagkonferanser av forskjellig slag. Disse møteplassene vil være grunnlaget for videreutvikling av foreningen og at vi kontinuerlig er på høyden med medlemmenes ønsker. Foreningens rene administrative kostnader derimot bør i størst mulig grad ligge flatt. Det er meget viktig å innrette arbeidet slik at vi får maksimalt igjen i form av verdier for medlemmene. Da må vi være forsiktig med økning i ren administrasjon.

4.5 MEDLEMSKONTINGENTEN

De resultater vi kan oppnå i form av bedre tjenester og nye aktiviteter ut mot medlemmene, vil være avhengig av det inntektsgrunnlag vi får gjennom medlemskontingenten. Derfor vil utviklingen i medlemstallet i årene framover, være en avgjørende ramme for de muligheter vi har. Etter at vi gjennom flere år ikke har arbeidet særlig med medlemsrekruttering, vil mer innsats måtte settes inn på dette området framover. Vi har budsjettert med 5100 betalende medlemmer i 1999. Det er å håpe at dette tallet kan bli noe større når året er omme. Ut fra den innmeldingstakten vi har hatt i de siste 2-3 årene kombinert med en god innbetalingsrutine som nå er etablert, vil vi tro antallet betalende medlemmer vil fortsette å øke i en betydelig takt i årene framover. Et mål kunne være at samlet økning i betalende medlemmer pr år blir minst 1000. Når en regner med noe frafall blant de tidligere medlemmer, vil vi måtte legge til grunn en nyinnmelding på omlag 1500 i året.

4.6 LOKALLAGSTILSKUDD

Andelen av medlemsmassen som er medlem av lokallag bør økes ut over dagens 50 %. Målsetningen bør være at minst 2/3 er medlemmer av lokallag i løpet av kommende 2-årsperiode. I tillegg til egen kontingent får lokallagene et tilskudd på kr. 50 fra DIS sentralt. En uendret lokallagsandel vil derfor kunne bety at de sentrale inntektene blir noe redusert hvis antall lokallagsmedlemmer øker. På den annen side er erfaringen at lokallagsaktiviteter igjen fører til økt medlemstall. Det er derfor riktig å gi lokallagene et tilstrekkelig godt inntektsgrunnlag. Praksisen med et sentralt tilskudd bør fortsette.

4.7 ANDRE INNTEKTER

Foreningen har i mindre grad lykkes med å skaffe andre inntekter enn kontingent fra medlemmene selv om det har vært mange ideer til nye inntekter gjennom årene. Vi vil foreslå at det settes i gang en egen prosess som ser på mulighetene for å øke andre inntekter. Erfaringene tilsier at dette må undergis en nokså grundig gjennomgang før vi kan få til det vi ønsker.

4.8 KONTINGENTØKNING

I sum, med de mål vi har om aktiviteter i foreningen og med den anslåtte inntektsøkning, vil det bli krevende å holde foreningens økonomi i balanse på 3-5 års sikt. Ut fra de beregninger vi kan gjøre, ser det ut til at vi må diskutere en mindre økning i kontingenten for å kunne gjennomføre opplegget med kontorleder, utvidelse av Slekt og Data, økt Internettsatsing og andre satsinger. Dersom den sentrale kontingenten økes med f.eks. kr. 50 fra og med 2001, vil vi kunne ha en bedre kontroll med foreningens økonomi og sikre en balansert videre utvikling.

4.9 OPPSUMMERING

For å oppsummere: Det vil være økonomisk grunnlag for å gjennomføre viktige forbedringer i foreningens virksomhet i årene framover med en rimelig forventning om økning i medlemstall. En mindre kontingentøkning vil sikre at de planer og visjoner det er redegjort i denne rapporten kan gjennomføres. De viktige målene vil være:



5. HVILKE UTFORDRINGER STÅR DIS-NORGE OVERFOR?

5.1 MEDLEMMENE

5.1.1 Større bredde i medlemsmassen.

Antallet medlemmer har økt sterkt på kort tid, og DIS-Norge er nå den største foreningen for slektsforskere i Norge. Mens medlemmene tidligere ofte var godt voksne menn med høy utdannelse og gode datakunnskaper (og gjerne fra Oslo-regionen), har medlemsmassen i dag en større bredde. Medlemmene kommer fra alle kanter av landet, har bredere alderssammensetning og betydelig større variasjon i fagkunnskap både når det gjelder slektsforskning og IT-kunnskaper, og flere kvinner er representert. Flere medlemstyper er representert nå enn tidligere - en vil finne lite eller mye slektsfaglig kompetanse, og lite eller mye datafaglig kompetanse. Bredden i medlemsmassen sikrer mangfold og vil på sikt kunne høyne kvaliteten. Summen av medlemmenes kunnskap vil til enhver tid være foreningens viktigste ressurs.

Utfordringer:


5.1.2 En forening "for folk flest"

DIS-medlemmene har ofte valgt DIS som sin forening ut fra et ønske om å få kontakt med andre slektsforskere uavhengig av sted og slektstilknytning, og ut fra en oppfatning av at foreningen er folkelig. De lokale Historielagene står ofte sterkt lokalt, og det ser ut til at de rekrutterer de som har sterk hjemstavnsfølelse til stedet. Overbygget, Landslaget for Lokalhistorie, fungerer mer som en paraply for de selvstendige Historielagene enn som en selvstendig organisasjon med eget liv. Norsk Slektshistorisk Forening (NSF), med sin sentraliserte organisasjon, mangler stort sett et tilbud lokalt. I folks bevissthet representerer NSF den grupperingen av slektsforskere som vektlegger forskning på borgerskapets og adelens slekter, i motsetning til "allmuen". I dette skjæringspunktet rekrutterer DIS sine medlemmer: som et lokalt fellesskap for de som har slektsforskning som en felles interesse, med mer vekt på en folkelige enn på en faglig tilnærming til emnet, og med en solid forankring i en moderorganisasjon.

Utfordringer:


5.1.3 Medlemmenes forventninger til foreningen

Medlemmenes forventninger til foreningen er ikke like entydige som før. Mens medlemmene tidligere brukte foreningen som en arena for å utveksle kunnskaper og dyrke en lidenskap, skyldes mange nyinnmeldinger i dag et behov for hjelp til å beherske både slektsforskningens finesser og IT som hjelpemiddel. Men lidenskapen er nok en like viktig fellesnevner! I forhold til medlemsmassen bør en større andel av medlemmene være aktive bidragsytere. Medlemsmassen består av flere "nytere" enn "ytere".

Utfordringer:


5.2 DATABEHANDLING ELLER SLEKTSFORSKNING?

5.2.1 Endret formålsparagraf

På DIS-Norges årsmøte 1999 ble foreningens formålsparagraf justert for å vektlegge databehandling og slektsforskning mer likt, og for å få tydeligere fram bruken av Internett som hjelpemiddel. Fra å være en forening som vektla databehandling, vil DIS nå forsøke å gi medlemmene et mer helhetlig tilbud innen slektsforskning, men likevel vektlegge bruken av IT og Internett som hjelpemiddel.

Utfordringer:


5.2.2 IT-hjelpemidler som "allemannseie"

Norge er et av de land i verden med høyest tetthet av private pc’er og Internett-tilgang. Dette bildet forsterker seg i medlemsmassen da en svært stor andel av medlemmene benytter seg av IT-hjelpemidler, og svært mange er aktive på Internett. Selv om det papirbaserte medlemsbladet Slekt & Data er en klar medlemsfavoritt, er det helt klart forventninger til at foreningen skal stå for en tidsmessig bruk av IT som hjelpemiddel - og gjerne også være i forkant av utviklingen.

Utfordringer:


5.3 DEN NYE ORGANISASJONSFORMEN

5.3.1 Lokallag i alle fylker

Med sine 19 lokallag har DIS-Norge nådd sitt mål om å få opprettet lokallag i alle fylker. Dette er med på å gi det enkelte medlem et bedre tilbud, men er også en utfordring for både "Moder DIS" og lokallagene. Noen lokallag er veletablerte, andre fremdeles i oppstartsfasen. Innenfor rammene av vedtektene står lokallagene noenlunde fritt i hvordan laget drives, og lagene vil kunne ha svært ulik økonomi grunnet store forskjeller i antall medlemmer, forskjellig prioritering og ulike driftsutgifter. Det vil være viktig å avklare en fordeling av ansvar mellom DIS-Norge og lokallagene. Økonomi vil være et viktig virkemiddel for å sette lokallagene i stand til å opprettholde et godt tilbud til medlemmene på lokalplanet. Lokallagene oppleves fremdeles som noe fjernt for en del av medlemmene, mens driften av lokallagene ofte skaper verdier som kommer alle medlemmer til gode.

Utfordringer:


5.3.2. Aktivitetsutvalg

Pr. i dag er det etablert 11 aktivitetsutvalg. Satsingen på å etablere aktivitetsutvalg for viktige felt av foreningens drift har styrket DIS-Norge som organisasjon. Det ligger likevel en utfordring i å få disse aktivitetsutvalgene til å fungere bedre. Dette vil også ha en sammenheng med en styrking av det faglige miljøet generelt i foreningen.

Utfordring:


5.4 FORENINGENS EGENART OG INTEGRITET

5.4.1 Kommunikasjonsformer

De fleste foreninger har møter som kommunikasjonsform. Noe av det som kjennetegner foreningens egenart, er den helt spesielle muligheten medlemmene har til å komme i kontakt med hverandre, uansett hvor de bor i landet. Foreningen har kontinuerlige møteplasser over Internett, E-post og news. Denne spesielle egenarten må opprettholdes og styrkes, parallellt med at de fysiske møteplassene videreutvikles gjennom lokallagene.

Utfordringer:


5.4.2 Kos eller kvalitet?

Det vil være viktig å sikre en balanse mellom det å dekke medlemmenes behov for treffsteder og kontaktnett hvor den felles lidenskapen kan dyrkes - og det å sikre høy kvalitet på produkter og tjenester, også medlemmenes egne. DIS-Norge er først og fremst en forening for folks fritid, men må likevel tilstrebe en faglig kvalitet som gjør det mulig å samarbeide med det faglige miljøet. Et av de kvalitetsmål foreningen bør sette seg, er å høyne medlemmenes felles kompetanse. Dette er i seg selv foreningens viktigste ressurs.

Utfordringer:


5.4.3 Verdiskaping

Det bør satses på verdiskapende aktiviteter. DIS-Norge representerer med sine +5000 medlemmer en viktig ressurs i nasjonal sammenheng. Denne ressursen bør utnyttes både til verdiskapende aktiviteter og stimulering av slektsforskning generelt. Mye av de verdiene som nå ligger hos det enkelte medlem bør gjøres tilgjengelig gjennom foreningen.

Utfordringer:


5.4.4 Samarbeidspartnere

DIS-Norge har sin egenart som gjør at foreningen står på egne ben. Med gjensidig respekt som grunnlag bør det arbeides for et fruktbart samarbeid med både NSF, de lokale historielagene og andre med felles interesseområder. Dette samarbeidet bør resultere i enten et bedre medlemstilbud eller i felles verdiskaping i form av felles prosjekter.

Utfordringer: