Årsmelding for 2003

Kirkeboksregistreringen underlagt Samarbeidsavtale mellom Riksarkivaren og DIS-Norge om dataregistrering og formidling av norsk kirkeboksmateriale har dominert kilderegistreringsaktiviteten i DIS-Norge også i 2003, men lanseringen av det Windows-baserte registreringsprogrammet Augustus og oversiktstjenesten DISreg på web har kanskje vært de viktigste milepælene dette året.

Augustus. Arbeidet med Augustus ble igangsatt av Jan Kjetil Andersen på egen hånd sommeren 2002, etter at han hadde lest i Slekt og Data at registratorer av kirkebøker lenge hadde ønsket seg et Windows-basert program til erstatning for DOS-programmer som BD87 og Rubreg, samt ”hjemmesnekrede” opplegg i Access og Excel. Han tok raskt kontakt med DIS-Norge angående sin prototyp, og et formelt samarbeid mellom ham og DIS-Norge (ved aktivitetsutvalget) om videreutvikling av prototypen til et fullverdig registreringsprogram ble innledet i oktober 2002. Intens spesifisering, programmering og testing pågikk i perioden oktober 2002 - mars 2003, før Augustus i versjon 1.0 ble lansert den 17. mars 2003. Augustus er utviklet i C++ over en MS Access database, og er i versjon 1 basert på registreringsstandarden Standard 4G.

Augustus har så langt vært en stor suksess. Programmet er blitt godt mottatt av brukerne, spesielt av ”ferske” registratorer, og mange lokallag og registreringsgrupper som lenge hadde ”sittet på gjerdet” i påvente av nytt program, kom i gang med arbeidet i løpet av våren 2003. Noen mindre feil og uheldige egenskaper ved programmet er blitt rettet i løpet av året, og siste versjon ved årsskiftet 2003/2004 er 1.0.7. Etter noen måneders bruk har det også kommet inn ønsker om mer omfattende forbedringer, bl.a. en ”append”-funksjon og bedre strukturerte korrekturutskrifter, så en større oppgradering til versjon 1.1.0 er nå gjennomført og under testing. Etter at den nye registreringsstandarden for kirkebøker (se nedenfor) blir klar, vil Augustus bli vesentlig endret til versjon 2.

DISreg. I punkt 3 i samarbeidsavtalen mellom Riksarkivaren og DIS-Norge står det: ”Riksarkivaren mottar hvert kvartal en oversikt fra DIS-Norge over materiale som er ferdigstilt siden sist og hva som er under registrering.” Dette avtalepunktet, tenkt iverksatt som skriftlige kvartalsrapporter, har hittil ikke blitt oppfylt, men aktivitetsutvalget (ved Lars Nygaard) har i forståelse med Riksarkivaren (ved Digitalarkivet) isteden utviklet en web-basert tjeneste som kontinuerlig skal vise status for alle små og store kilderegistreringsprosjekter i regi av DIS-Norge og lokallagene, både prosjekter underlagt samarbeidsavtalen og uavhengige av denne. Oversiktstjenesten har fått navnet DISreg, og ble åpnet for publikum julaften 2003, etter å ha vært under utvikling og testing siden våren 2003. Tjenesten er utviklet i PHP over en MySQL-database på DIS-Norges webserver LinDIS.

I utgangspunktet er det registreringskoordinatorene i DIS-Norges lokallag som har fått ansvaret for å legge inn og holde oppdatert statusinformasjon om den enkelte registrering (dvs. en digital transkribering av en liste i en kilde - f.eks. en kirkebok - utført av et foretak (gruppe eller enkeltperson) innenfor lokallaget). Men noe av informasjonen om kilder, lister og lokallag vil inntil videre bli lagt inn sentralt av aktivitetsutvalget ved bestilling av kildekopier. Hovedstatusene for en registrering i DISreg er ”planlegges/forberedes”, ”under arbeid” og ”ferdig”. Statusinformasjonen i DISreg vil forhåpentligvis være fullstendig fra ca. 1. februar 2004.

Kirkeboksregistrering. Her følger status for 2003 for kirkeboksregistreringen underlagt samarbeidsavtalen med Riksarkivaren:

• Registrering underlagt avtalen var ved utgangen av året i gang i 15 av DIS-Norges 19 lokallag, med oppstartplaner for nær framtid også i DIS-Buskerud. Kun DIS-Hedmark har ennå ingen registreringsaktivitet i DIS-regi. (Angående DIS-Hordaland og DIS-Sogn og Fjordane, se nedenfor.) Anslagsvis 250 DIS-medlemmer deltar til sammen i de 15 lokallagene.
• Kopier av nye xx kirkebøker (xx på papir, x på mikrofiche) ble bestilt fra kopieringsenheten ved Statsarkivet i Tromsø for registrering innenfor disse lokallagene. Dette er materiale til ca. xxx filer/baser i Digitalarkivet. Fortsatt kan ventetiden på kopier være 1-2 måneder, noe man må regne med inntil Arkivverket kan produsere papirkopier digitalt på grunnlag av skannet mikrofilm.
• Usikkerhetslister fra xx registrerte og korrekturleste kirkebokslister var til sjekking mot originalkilden ved statsarkivene.
• xx ferdigregistrerte, korrekturleste og usikkerhetssjekkede kirkebokslister ble oversendt Digitalarkivet for utlegging som søkbare filer/baser. Ved årsskiftet var xx av disse lagt ut. Etter oppfordring om å prioritere korrekturlesing og ferdigstilling av materiale høyere, forventes dette tallet å bli mye høyere for 2004.

Utenom den ovennevnte avtalen registrerer ca. 30 DIS-medlemmer tilknyttet DIS-Hordaland kirkebøker og andre kilder fra Hordaland og Sogn og Fjordane i direkte samarbeid med Statsarkivet i Bergen. Registratorene har månedlige møter på statsarkivet, som også holder ulike typer kurs for dem. Antallet datafiler fra denne registreringen lagt ut i Digitalpensjonatet i 2003 var ca. xx (inneholdende ca. 60.000??? poster). Mye av dette materialet er ennå ikke korrekturlest.

Andre kildetyper. Også i regi av DIS-Oslo/Akershus-KROA registreres det materiale fra andre kilder enn kirkebøker, bl.a. folketellinger, dødsfallslister og vaksinasjonslister. I DIS-Salten Slektshistorielag er registreringen av skifter fra Salten 1713-1877 fullført, og registrering av tilsvarende materiale fra Lofoten og Vesterålen påbegynt.

Ny registreringsstandard for kirkebøker. Helt på tampen av 2002 ble det kjent at Digitalarkivet/Statsarkivet i Bergen var i ferd med å utarbeide en ny registreringsstandard for kirkebøker til erstatning for Standard 4G og istedenfor den stadig utsatte Histform. Et utkast fra 19. februar 2003 er blitt sendt ut til interesserte institusjoner og enkeltpersoner, og Digitalarkivet har i løpet av året mottatt flere kommentarer til utkastet, bl.a. fra Avdeling for elektronisk arkiv i Riksarkivet, som har forvaltningsansvaret for Riksarkivarens digitaliserte arkivmateriale. På grunn av kapasitetsproblemer som en følge av få ansatte og avvikling av permisjoner har Digitalarkivet ikke fått fullført denne standarden i 2003, men har til hensikt å få gjort dette tidlig i 2004. DIS-Norge har ingen formell posisjon i utarbeidelsen av den nye standarden, men vil sannsynligvis anbefale sine registratorer å gå over til den når den er klar og versjon 2 av Augustus er ferdigutviklet i tråd med den.

Gravstedsregistrering. I løpet av 2003 er dataregistrering og formidling av informasjon om/fra gravplasser blitt en betydelig aktivitet i noen av DIS-Norges lokallag. I DIS-Haugaland, DIS-Hordaland og DIS-Vestfold har lokallaget fra noen kirkeverger mottatt databaser over alle gravene på enkelte kirkegårder, og fått legge ut disse basene på sitt eget nettsted for søking. I flere andre lokallag har medlemmer i en database registrert opplysningene på hver enkelt gravstein fra utvalgte gravplasser, noen etter først å ha skrevet av opplysningene for hånd ute på selve gravplassen, andre etter først å ha fotografert eller filmet gravsteinene digitalt. De fleste av disse egenregistrerte databasene er oversendt Digitalarkivet for utlegging i Digitalpensjonatet.

DIS-Norge har fra møtet i aktivitetsutvalget høsten 2002 en stående anbefaling om at databaser over hele gravplasser, enten de er egenregistrerte eller mottatt fra kirkevergene, skal tilbys Digitalarkivet for utlegging, mens det også skal utvikles en lignende tjeneste på DIS-Norges nettsted, primært for gravstedsopplysninger med tilhørende bilde. I sistnevnte database/tjeneste er det ikke nødvendig at en gravplass er komplett registrert for å komme med. Aktivitetsutvalget for kilderegistrering har i 2003 utarbeidet en kravspesifikasjon for den sistnevnte tjenesten, som i 2004 vil bli utviklet enten av DIS-Norges Internett-utvalg alene, eller av dette i samarbeid med opphavspersonene til prototyptjenesten Norske gravminner.

Aktivitetsutvalget har i 2003 også utarbeidet en anbefalt ”mal” (post- og feltstruktur) for dataregistrering av opplysninger fra gravsteiner/gravsteder. Denne malen er nå ved årsskiftet klar for å offentliggjøres og tas i bruk.

Skannet arkivmateriale. Under sine regelmessige kontaktmøter med Riksarkivaren oppfordrer DIS-Norge ham hver gang til å forsøke å få anskaffet en mikrofilmskanner og få startet opp den planlagte skanningen og tilgjengeliggjøringen (via CD-R og web) av bl.a. Arkivverkets ca. 3000 ruller med mikrofilmet kirkeboksmateriale.