Retningslinjer for gravstedsregistrering

Innholdsfortegnelse

1. Innledning
2. Før man starter opp
3. Registrering
4. Private gravplasser
5. Korrektur
6. Fotografering
7. Innsending av materialet
8. Rettigheter
9. Vedlegg

1. Innledning

I 2004 bestemte DIS-Norges aktivitetsutvalg for kilderegistrering å starte opp prosjektet Gravminner i Norge. Dette ble presentert på landsmøtet i april 2004. Det ble dannet en gravstedsregistreringsgruppe som skal administrere prosjektet. Gruppen består av Renathe-Johanne Wågenes (leder), Einar Balle og Hans Ordin Østebø. Resultatet av prosjektet vil bli en nasjonal gravstedsdatabase på DIS-Norges server og en tilhørende webtjeneste "Gravminner i Norge" på DIS-Norges nettsted. Tjenesten vil gjøre det mulig å søke frem gravstedsinformasjon på personnivå fra databasen og vise frem et bilde av gravsteinen, dersom dette er lagt inn. Det er opprettet en egen e-postadresse til prosjektet: gravreg@disnorge.no

Aktivitetsutvalget for kilderegistrering har utarbeidet en anbefalt registreringsmal (post- og feltstruktur) for gravstedsopplysninger. Denne eksisterer i en hierarkisk versjon for registrering i MS Access, Filemaker Pro eller andre databasesystemer, og i en "flat" versjon for registrering i MS Excel (anbefales nå!). Den hierarkiske strukturen vil i løpet av 2005 bli implementert i DIS-Norges registreringsprogram Augustus (versjon 2).

Formålet med prosjektet er å gjøre det lettere for slektsforskere å finne ut hvor navngitte personer er gravlagt, og å kunne ta vare på denne delen av norsk historie. Tjenesten vil også kunne benyttes til lettere å finne fødsels- og dødsdato til slektninger (f.eks. enslige og barnløse) der muntlige kilder eller nyere kirkebøker ikke er tilgjengelige.

Det er hentet inn godkjenning fra Datatilsynet til å formidle denne typen informasjon via internett. Kirkegårdskonsulenten i Kultur- og Kirkedepartementet har også gitt en uttalelse i saken. I tillegg har DIS-Norge laget et standardbrev som skal brukes i kontakt med kirkeverger angående mottak og utlegging av deres gravstedsdatabaser på nettet.

2. Før man starter opp

Det man først bør undersøke er at det ikke allerede foregår slik registrering på den kirkegården man ønsker å arbeide med. DIS-Norge har pålagt seg selv et ansvar for å holde oversikt over hvem som gjør hva på hvilken kirkegård. Lokallagene i DIS-Norge har plikt til å melde fra til gravreg@disnorge.no når noen starter opp et registreringsarbeid.

3. Registrering

1. Vi anbefaler å bruke enten MS Excel eller registreringsprogrammet Augustus. Det siste er ennå ikke utvidet for gravstedsregistrering, men vil bli det i løpet av 2005.
2. Når en kirkegård er valgt, bør man ta kontakt med den lokale kirkevergen for å undersøke om kirkevergen har en database med register over kirkegården. Foreligger en slik, anbefales det å undersøke muligheten for å få en kopi av denne. Kirkevergen bør da bli forelagt de nedennevnte vedleggene 2, 3 og 4. Det beste er å få en datakopi, slik at man slipper å legge inn dataene selv. Men en papirkopi er selvsagt et alternativ.
3. Hvis man har mottatt en database fra kirkevergen, må man ta en papirutskrift av denne med seg til kirkegården for å gjøre en sammenligning mellom det som står i registeret og det som står skrevet på steinene. Av erfaring vet vi at det kan være en del forskjeller. Avvik føres opp på utskriften i merknadsfeltet (f.eks. forskjellig skrivemåte på navn, forskjellig dato/år). Personer som kirkevergen har i sitt register, men som ikke gjenfinnes på kirkegården, markeres med "Slettet" i merknadsfeltet. Personer som finnes på kirkegården men ikke i kirkevergens register, føres inn i databasen i ettertid.
4. Hvis man ikke får utlevert databasen fra kirkevergen, må man gjøre grunnregistreringen selv. Det er to måter å gjøre dette på:
   • Bruk av penn og papir: Man går rundt og skriver av teksten på gravsteinene.
   • Fotografering/filming av gravsteinene: Man fotograferer/filmer steinen og skriver av teksten etterpå.
5. Registrering i MS Excel: Registreringsmalen er laget for å kunne brukes både til registrering av opplysningene på gravsteinene og i kirkevergens database. Malen har følgende felter:
   1. Løpenr - innenfor hver enkel kirkegård
   2. Bilde - f.eks. 123.jpg
   3. Teig - f.eks. Grønneviken (dette er ikke navnet på kirkegården)
   4. Felt - f.eks. A
   5. Rad - f.eks. 1
   6. Gravnr - f.eks. 4
   7. Minnetekst - f.eks. Vår kjære, Takk for alt. Dette er valgfritt å ta med, men anbefales i det minste for steiner hvor teksten er vanskelig å lese på bildet.
   8. Tittel - f.eks. kjøpmann, hustru, barn
   9. Fornavn - f.eks. Anna Oline, Nils M.
   10. Etternavn - f.eks. Halvorsen, Monsen Haugen
   11. Pikenavn - f. Grieg, Olsdatter
   12. Bosted - sjelden oppgitt på gravsteiner, men finnes i kirkevergens register
   13. Fødselsdato - skrives med 4 siffer uten punktum/bindestrek. 2412
   14. Fødselsår - skrives med 4 siffer. 1900
   15. Fødested - f.eks. Trondheim
   16. Dødsdato - skrives med 4 siffer uten punktum/bindestrek. 3112
   17. Dødsår - skrives med 4 siffer. 1920
   18. Dødssted - f.eks. kom bort på havet
   19. Begravelsesdato - fra kirkevergens register, 4 siffer
   20. Begravelsesår - fra kirkevergens register, 4 siffer
   21. Kjønn - m for mann, k for kvinne, u for ukjent
   22. Merknad - informasjon som er oppgitt og som ikke har egne felter nevnt over
6. Registrering i Augustus: Augustus i versjon 1 er ikke tilpasset gravstedsregistrering. Dette vil bli gjort i versjon 2 av programmet, som vil bli utviklet for den nye registreringsstandarden Kyrre for kirkebøker.
7. Føring av fornavn, etternavn og pikenavn:
   • Med fornavn menes alt som kan oppfattes som fornavn, f.eks. Anne Karin. Anne K.
   • Med etternavn menes alt som kan oppfattes som etternavn, f.eks. Olsen. Olsen Haugen.
   • Med pikenavn menes det navn man hadde før giftemål, f.eks. Anne K. Olsen f. Larsen. Larsen blir her pikenavn. Men vil også kunne ut for at farsnavn står oppført. Dette føres i pikenavnsfeltet. Unntak hvis de kun har farsnavn som etternavn, f.eks. Anne K. Olsdatter - her beholdes Olsdatter som etternavn. Står det Anne K. Olsdatter Larsen, føres Olsdatter i pikenavnsfeltet.
   • Noen har ikke oppført etternavn i det hele tatt. F.eks. Ole Olsen og hustru Kari. Her vil man anta at Kari het Olsen, men man vet det ikke sikkert, derfor vil hun føres uten etternavn.
   • Enkelte steiner har et etternavn øverst med påførte fornavn under. Da skal alle på steinen ha dette som etternavnet.

4. Private gravplasser

Rundt om i landet finnes det gravplasser som er private, dvs. at de f.eks. tilhører en bestemt familie. Disse er plassert andre steder enn den offisielle kirkegården (altså ikke familiegravsteder på en offisiell kirkegård). Hvis man ønsker å registrere en slik gravplass, må tillatelse innhentes fra dem som eier gravplassen. Hvem dette er, har prestekontoret som regel oversikt over, og man kan undersøke der om de kan oppgi navnet på vedkommende eller på annen måte formidle kontakt.

5. Korrektur

Den formen for korrektur som vi anbefaler, er å ta med det ferdigregistrerte materialet i papirform ut på kirkegården og lese korrektur mot gravsteinene. Rettinger føres opp og legges inn i databasen. Det er ikke krav om at registrator og korrekturleser må være to forskjellige personer. Siden både tekst og bilde ofte skal legges ut på nettet, er det lett for brukerne å oppdage evt. avvik fra det registrerte til det som står på steinen. Hvis feil oppdages etter at databasen er lagt ut på internett, er det lett for gravstedsregistreringsgruppen å gjøre korreksjoner. Brukerne melder feil til gravreg@disnorge.no

6. Fotografering

1. Generelt: For bilder som skal presenteres på web, har vi valgt en oppløsning på 640 x 480 pixels med lav JPEG-kvalitet. Dette er gjort for å gjøre lastingen av bildene raskest mulig, samtidig som vi får en forholdsvis stor bildepresentasjon på PC-skjermen. For dette formålet trenger ikke bildene være større en 640 x 480 pixels. Denne bildestørrelsen kan som oftest stilles inn på kameraet. Det er viktig at bildestørrelsen ikke er mindre en dette, men større bildefiler kan lett konverteres til riktig størrelse.
2. Bilder for avskriving: Bilder som skal brukes til avskriving av opplysninger, bør tas med så høy oppløsning som kameraet klarer i JPEG-format. Dette for å kunne zoome inn for å tyde det som står på gravsteinen.
   Et slikt bilde med høy oppløsning kan lett konverteres ned til den fastsatte størrelsen for web-publisering. Gravstedsregistreringsgruppen er behjelpelig med konvertering av store bilder til små bilder. Ønskes hjelp til dette, ta kontakt med gravreg@disnorge.no .
3. Råd for fotografering: Best resultat oppnås ved å ta bilder i lett overskyet vær, men dette er ikke noe krav. En må passe på at fotografen ikke reflekteres i gravsteinen.
   Bruk av blitz bør helst unngås, men kan brukes for å lyse opp skyggepartier. Ved bruk av blitz må kameraet holdes i en vinkel som gjør at blitzlyset ikke blir reflektert tilbake fra gravsteinen.
   Gravminnet skal avfotograferes i sin helhet. Er beplantning i veien for teksten, bør en i tillegg ta et nærbilde av teksten. Vertikalt eller horisontalt bilde er valgfritt, bruk det som egner seg best til gravsteinen. Er det tekst på flere sider av steinen, må det tas flere bilder.
   Gravsteiner som er vanskelige å lese, kan man med fordel prøve å lese av når det er begynt å bli mørkt ute, og så bruke en lommelykt til å lyse skrått inn fra siden av steinen. Det er denne metoden arkeologer bruker for å lese vanskelig skrift.
4. Lagring og filnavn: En kan bruke fortløpende nummerering, automatisk filnavn fra kameraet er greit. Ved bruk av automatisk filnavn må man huske på å ta bort nullstillingen av filnavnet i kameraet. Når dette er gjort, vil kameraet fortsette løpenummerserien selv om man setter inn nytt minnekort.
5. Registrering av filnavn i Excel: I kolonnen (feltet) for Bilde registreres filnavnet. Husk at filtypen også må skrives. Eks. img_1234.jpg
   Filnavnet registreres i postene for alle personer (navn) som står på gravsteinen.
   Skal en ha med flere bilder for den samme posten, for eksempel et oversiktsbilde og et nærbilde, føres disse opp med semikolon ’;’ mellom filnavnene. Eks. img_1234.jpg; img_1235.jpg
   Filnavnet kan ikke inneholde æ, ø, å, mellomrom eller punktum. Bruker man dette, kompliseres prosessen med utleggelse av bildene på nett. Alternativ til mellomrom og punktum er bindestrek og underskår. Filnavnet bør også skrives med små bokstaver.
6. Vern av gravminner: Det er etter loven ikke tillatt å vaske, skrape eller lignende på gravminnene. For eksempel fjerning av mose eller fjerning av beplantning. Man skal behandle gravminnene med forsiktighet og respekt.

7. Innsending av materialet

1. Når man er ferdig med å legge inn opplysningene i Excel-filen, sendes denne til gravreg@disnorge.no med informasjon om hvem som har foretatt registreringen og når. I tillegg må det informeres om det er kirkevergens gravstedsregister som er grunnlag for registreringen, eller om det er avskrift av gravsteinene.
2. Bildefilene brennes på en CD og sendes inn. Hvem de skal sendes til, får man oppgitt ved e-post til gravreg@disnorge.no

8. Rettigheter

Når man sender inn det registrerte materialet (tekst og evt. bilder), skriver man under på vedlagte skjema (vedlegg 5) der man gir DIS-Norge rettigheten til den/de kopiene som DIS-Norge mottar. Registrator beholder selvsagt også rettighetene til databasen og bildene. Vi ønsker med dette å unngå å måtte fjerne en registrering fra databasen hvis registratoren av en eller annen grunn ikke lenger ønsker å ha den der. En slik fjerning vil medføre en god del ekstraarbeid som vi ønsker å unngå. Ferdig utfylt skjema sendes til DIS-Norge, Postboks 6601 St. Olavs plass, 0129 Oslo.

9. Vedlegg

Vedlegg 1. Excel registreringsmal (XLS-fil)
Vedlegg 2. Godkjenning fra Datatilsynet (PDF-fil)
Vedlegg 3. Svar fra Kirkegårdskonsulenten i Kultur- og Kirkedepartementet (PDF-fil)
Vedlegg 4. Brev til kirkevergene (Word-fil)
Vedlegg 5. Overdragelse av rettigheter til DIS-Norge (Word-fil)