Samarbeidsavtale mellom Riksarkivaren og DIS-Norge om dataregistrering og formidling av norsk kirkeboksmateriale

Ytelser fra DIS-Norge

1. DIS-Norges lokallag eller andre grupper av medlemmer i DIS-Norge dataregistrerer norsk kirkeboksmateriale vederlagsfritt i tråd med aksepterte standarder.[a]   Arbeidet her består av grunnregistrering, intern korrekturlesing (utført av andre enn registratoren; én person eller to sammen) og om mulig gjennomgang av frekvenslister for utvalgte felt. Etter hvert som materialet blir ferdigstilt, overføres en kopi av datafilen(e) via DIS-Norges aktivitetsutvalg for kilderegistrering til Riksarkivaren for primært å gjøres tilgjengelig for søking på Internett gjennom Digitalarkivet. [Utdyping]
       [a] Inntil videre benyttes "Standard 4G - edb-registrering av kirkebøker", ver. 1.0a. Utarbeidet av Samarbeidsrådet for historielaga i Oppland, 1991. Når Histform-standarden for kirkebøker blir klar, anslagsvis i år 2002, vil denne bli tatt i bruk.
2. Riksarkivaren overtar eiendomsretten til og forvaltningsansvaret[b] for materialet når den lokale registreringsgruppen ønsker det, men senest 10 år etter ferdigstillelsen. Inntil dette skjer skal den lokale gruppen selv (eller den/de gruppen overlater oppgaven til) forvalte materialet.
       [b] Med forvaltningsansvar menes her ansvar for kontinuerlig oppdatering/korrigering av mangler og registreringsfeil i materialet på basis av tilbakemeldinger fra brukerne, distribusjon av korrigerte versjoner til de som har mottatt kopier av materialet, konvertering til nasjonalt aksepterte utvekslingsformater for slike data, katalogisering av materialet og sikker langtidslagring av materialet inkludert overføring til nye tekniske formater (tegnsett etc) og lagringsmedier når dette er nødvendig.
3. Riksarkivaren mottar hvert kvartal en oversikt fra DIS-Norge over materiale som er ferdigstilt siden sist og hva som er under registrering.
4. DIS-Norge, både sentralt og lokalt, skal ved all formidling og distribusjon av datamaterialet tydelig bekjentgjøre at det er registrert i samarbeid med Riksarkivaren. [Utdyping]
5. I følge "Avtale om Digitalarkivet mellom Riksarkivaren og Historisk institutt ved Universitetet i Bergen" av 10.11.1998 kan Historisk institutt "fritt ta ut (laste ned) kopier fra Digitalarkivets materiale til bruk i egen forskning og undervisning". Denne avtalen blir også gjort gjeldende for materiale mottatt fra DIS-Norge. [Utdyping]

DIS-Norges rettigheter

6. DIS-Norges lokale registreringsgrupper beholder eiendomsretten til datamaterialet i inntil 10 år etter ferdigstillelse. I eierperioden har de full bestemmelsesrett over materialet, inkludert bruks- og distribusjonsrettighetene (med én begrensning): Gruppene kan fritt formidle materialet i alle andre former enn den som forbeholdes Riksarkivaren i punkt 13, og de kan også distribuere materialet til tredjepart med det samme forbehold (bruksbegrensning). Materialet kan om mulig og ønskelig også utnyttes kommersielt. Etter at Riksarkivaren har overtatt eiendomsretten, skal de lokale gruppene fortsatt ha de samme bruks- og distribusjonsrettighetene til materialet.
7. Registreringsgruppene bestemmer selv hvilket materiale som skal registreres når, men konkrete ønsker og anbefalinger fra Arkivverket og DIS-Norges aktivitetsutvalg for kilderegistrering vil bli fremlagt for gruppene. [Utdyping]

Ytelser fra Arkivverket

8. Arkivverket stiller fullt lesbare kopier av det ønskede kildematerialet gratis til disposisjon for registreringsgruppene på det for gruppen mest hensiktsmessige mediet (papir, mikrokort, CD-R e.a.). Volumet av kopier tilpasses gruppens antatte og etter hvert dokumenterte registreringskapasitet. Bestilling kanaliseres gjennom DIS-Norges aktivitetsutvalg for kilderegistrering. [Utdyping]
9. Medlemmer av registreringsgruppene gis anledning til å konsultere den aktuelle originalkilden på Statsarkivets lesesal i tilfeller der den tildelte kildekopien er for dårlig. [Utdyping]
10. Papirutskrifter med registreringer (dataposter) der registreringsstandardens faste usikkerhetssymboler er benyttet, gjennomgås av statsarkivene i konsultasjon med originalkilden. Korreksjoner og tilføyelser påføres listene, som sendes tilbake til registreringsgruppene. Disse oppdaterer og ferdigstiller datafilene. [Utdyping]
11. Arkivverket forplikter seg til å gjøre ferdigstilt datamateriale allment og gratis tilgjengelig for søking over Internett innen 6 måneder etter at det er mottatt fra DIS-Norges aktivitetsutvalg, og deretter opprettholde den samme tilgjengeligheten. Arkivverket kan imidlertid reservere seg mot å legge ut registreringer som er av for dårlig kvalitet og materiale som kan komme i konflikt med personvernbestemmelsene (vanligvis materiale nyere enn ca. 1900). [Utdyping]
12. Arkivverket skal ved all formidling av datamaterialet (f.eks. gjennom Digitalarkivet) tydelig bekjentgjøre hvem som har registrert materialet (f.eks. navngitt lokallag av DIS-Norge) og hvem som nå har eiendomsretten til det.

Arkivverkets rettigheter

13. Riksarkivaren gis enerett til å legge det mottatte datamaterialet ut søkbart på Internett på nasjonalt nivå[c] så lenge det der holdes gratis tilgjengelig for publikum. Riksarkivaren har uinnskrenket rett til å ivareta sitt redaktøransvar for det nettstedet der materialet legges ut.
        [c] Med "nasjonalt nivå" menes her som del av en database med materiale fra hele landet samlet på ett nettsted. Unntatt fra eneretten er utlegging via nettsteder med lokale (f.eks. fylkes- eller kommunevise) ressurser.
14. Arkivverket har rett til å produsere papirutgaver (hefter med registre) av det mottatte datamaterialet til intern bruk. Arkivverket har også rett til å produsere slike papirutgaver for salg etter at Riksarkivaren har overtatt eiendomsretten til materialet, eller tidligere etter separat avtale (f.eks. om inntektsfordeling) med registreringsgruppen. [Utdyping]
15. Riksarkivaren kan tilrettelegge datamaterialet for forskningsbruk internt eller eksternt.
16. Datamaterialet kan også utnyttes til andre formål internt i Arkivverket.
17. Så lenge den lokale registreringsgruppen har eiendomsretten til et datamateriale, kan Riksarkivaren ikke distribuere dette til tredjepart uten etter særskilt avtale med den lokale gruppen.

Andre forhold

18. Formater: Datafilene overføres inntil videre til Riksarkivaren som tekstfiler i Standard 4Gs registreringsformat for kirkebøkenes ulike listetyper. Senere vil filer i Histforms registrerings- eller utvekslingsformat for de samme listetypene bli benyttet. Alle nødvendige formatbeskrivelser vil bli gjort tilgjengelige for Riksarkivaren.
19. Fremdrift: DIS-Norge kan ikke garantere noen bestemt fremdrift i gruppenes registreringsarbeid eller noe bestemt volum registrert materiale pr år. [Utdyping]
20. Koordinering: DIS-Norge (p.t. ved aktivitetsutvalget for kilderegistrering) vil sentralt koordinere (og gi faglig veiledning til) det lokale registreringsarbeidet, slik at Arkivverket i de fleste sammenhenger kun trenger å forholde seg til hovedlaget DIS-Norge.
21. Utvidelse: Også lokale registreringsforetak utenfor DIS-Norge (f. eks. historielag, slektshistorielag og enkeltpersoner) kan få komme inn under denne avtalen på samme vilkår som lokale registreringsgrupper i DIS-Norge. En forutsetning for dette er at de forholder seg til DIS-Norge som koordinator og faglig veileder. [Utdyping]

Varighet og revisjon

Denne avtalen er løpende og kan sies opp av begge parter med ett års varsel. Ved opphør av avtalen beholder Riksarkivaren det datamaterialet som er mottatt innenfor avtalen, men kan ikke senere utnytte dette til andre formål enn de som fremgår av punktene i avtalen. Unntatt fra dette er materiale som Riksarkivaren allerede har overtatt eiendomsretten til.

Dersom forhold av vesentlig betydning for avtalen endres, har hver av partene rett til å be om at et forhandlingsmøte for eventuell revisjon av avtalen blir avholdt innen to måneder.

 

Oslo, 03.01.2001 John Herstad riksarkivar

Oslo, 03.01.2001 Jan Eri styreleder i DIS-Norge