Utdyping og merknader

Utdyping av og merknader til noen av punktene i "Samarbeidsavtale mellom Riksarkivaren og DIS-Norge om dataregistrering og formidling av norsk kirkeboksmateriale":

Til punkt 1: Arbeidet i registreringsgruppene før ferdigstilling vil bestå av grunnregistrering, intern korrekturlesing, eventuell gjennomgang av frekvenslister og oppretting etter usikkerhetsgjennomgang i statsarkivene (jf. punkt 10). Frekvenslister er (alfabetisk) sorterte lister over registrerte opplysninger i et eller flere bestemte felt, påført frekvens (antall forekomster). Opplysninger med trykkfeil o.a. vil her typisk forekomme med frekvens 1, og er da lette å oppdage. DIS-Norges aktivitetsutvalg vil ha en koordinatorfunksjon, både for å holde oversikt over hva som til enhver tid er ferdigstilt og under arbeid, og fordi Riksarkivaren ønsker å forholde seg til en samlende instans. [Tilbake til avtaleteksten]

Til punkt 4: Dette vil for eksempel gjelde ved formidling av materialet som papirhefter, på CD-R eller ved utlegging på lokal web. [Tilbake til avtaleteksten]

Til punkt 5: Det er uproblematisk for DIS-Norge at datamaterialet fritt bearbeides og utnyttes til forskning og undervisning av Historisk institutt og andre tilsvarende institusjoner. [Tilbake til avtaleteksten]

Til punkt 7: Det er viktig å gi de lokale gruppene "siste ord" ved valg av kildemateriale. Mange registratorer vil opplagt ha større interesse og glede av å arbeide med "hjembygda" enn med "nabobygda". Motivasjonsfaktoren er svært viktig for frivillig arbeid, og styring utenfra er ikke alltid motiverende. Generelt vil det anbefales at gruppene starter med de nyeste kirkebøkene (1877-modellen) og arbeider seg bakover i tid. Men erfarne lesere av gotisk håndskrift vil kanskje ønske å arbeide med materiale fra 1700-tallet, og dette bør da være greit. Konkrete ønsker fra Arkivverket om bestemte prestegjeld, listetyper eller perioder vil bli formidlet til gruppene, men kan ikke kreves prioritert. En praktisk fornuftig produksjon av kildekopier (f.eks. ved at alle kirkebøkene på samme mikrofilm kopieres under ett, jf. punkt 8 i avtalen) vil allikevel kunne være delvis bestemmende her. [Tilbake til avtaleteksten]

Til punkt 8: Registreringsgruppene trenger ikke å få kildekopiene til odel og eie; en utlånsordning vil også være akseptabel. Noen grupper eller enkeltregistratorer vil trolig ønske seg kildekopier på mikrofilm, mikrokort eller CD-R, og bør kunne få dette. Allikevel er det en allmenn oppfatning at gode papirkopier fortsatt er det beste mediet (ikke minst når det gjelder håndtering og oversikt). Registreringsgruppene kan heller ikke vente å få kopier av en hel kirkebokserie før de har produsert og levert fra seg registrert materiale. Produksjonen og utporsjoneringen av kopier bør tilpasses gruppens størrelse og fremdrift. [Tilbake til avtaleteksten]

Til punkt 9: Denne muligheten eksisterer allerede ved de fleste statsarkivene. [Tilbake til avtaleteksten]

Til punkt 10: Slik "profesjonell" sjekking av registratorenes markerte usikkerhet/problemer mot originalkilden innebærer svært viktig kvalitetssikring av datamaterialet. At registratoren får tilbakemelding på papir og selv korrigerer datafilen, gir en positiv læringseffekt. [Tilbake til avtaleteksten]

Til punkt 11: Digitalarkivet har i overensstemmelse med Datatilsynets føringer vedtatt følgende årstallgrenser for utlegging av opplysninger fra de ulike kirkebokslistene:
--- Lister over fødte/døpte og dødfødte t.o.m. 1905
--- Lister over konfirmerte og viede t.o.m. 1920
--- Lister over inn- og utflyttede t.o.m. 1930
--- Lister over inn- og utmeldte av statskirken t.o.m. 1905
--- Lister over døde/begravede t.o.m. 2001 (men uten sensitive opplysninger som dødsårsak, spesielle merknader osv.)
[Tilbake til avtaleteksten]

Til punkt 14: Mye tyder på at de lokale kreftene i DIS-Norge heller vil satse på lokal formidling av registrert materiale på CD-R (med søkemuligheter) enn som papirhefter. Dette punktet er tatt med for at Arkivverket om ønskelig skal kunne produsere papirhefter dersom det ikke er ønske om å gjøre dette lokalt. Spesielt bibliotekene har vist stor interesse for slike papirhefter. Arkivverket skal imidlertid ikke ha noen plikt til å produsere hefter. [Tilbake til avtaleteksten]

Til punkt 19: Dette er en naturlig følge av at registreringsarbeidet i DIS-Norge vil være frivillig, ulønnet fritidsarbeid. [Tilbake til avtaleteksten]

Til punkt 21: Det overordnede målet med dette punktet er å få økt mengden av dataregistrert kirkeboksmateriale i Norge så raskt som mulig ved å mobilisere alle lokale krefter til "nasjonal dugnadsinnsats". DIS-Norge ser også på kilderegistrering som en felles interessesak ved økt kontakt med f.eks. Landslaget for lokalhistorie (LLH). Forhåpentligvis vil lokal kilderegistrering også føre til bedre kontakt og mulig samarbeid mellom DIS-Norges lokallag og distriktets historie- og slektshistorielag. [Tilbake til avtaleteksten]