Katalogisere fotosamlingen i et registreringsprogram

En forutsetning for at man skal få glede av og utnytte fotosamlingen fullt ut, er at man finner igjen bildene når behovet oppstår. Dette kan gjøres på flere måter.

Den "enkle" måten er å oppbevare bildene som analoge kopier i album med navn og årstall, eller lagre de i digitale mapper navngitt tilsvarende og med små kopier (kikkebilder/thumbnails) av bildene på A4-ark som man f.eks. setter inn i en ring perm med innholdfortegnelse. Den litt mer avanserte måten er å katalogisere fotosamlingen i et registreringsprogram – her blir relevant informasjon lagt inn etter et fastsatt system slik at man enkelt kan finne tilbake til de katalogene en til enhver tid måtte ha behov for. Det er denne metoden som blir omtalt her. Det finnes mange programmer som er forholdsvis enkle og rimelige og således velegnet for privat bruk (FotoStation, Thumbs Plus, ACDSee, Adobe Photoshop Elements 3, Microsoft Digital Image Suite for å nevne noen). Fremgangsmåten beskrevet her tar utgangspunkt i ACDSee 7.0, men det meste er såpass generelt at det kan tilpasses de fleste registreringsprogrammer. Et godt råd er å sette seg grundig inn i programmets egenskaper og tilpasningsmuligheter slik at man arbeider på en effektiv og tidsbesparende måte. Det er en rekke avanserte valgmuligheter (normalt i "options") hvor man kan konfigurere programmet på flere måter – etter egen smak.

Registrerings- og bildebehandlingsprogrammet ACDSee 7.0
Før man starter arbeidet med å katalogisere fotosamlingen sin, bør filene struktureres på en logisk måte i datamaskinen – f.eks. i en mappestruktur under "Mine bilder". Mappene bør navngis slik at de sorteres på dato (f.eks. 2005-03-20_Påsken), da vil den nyeste mappen alltid ligge nederst i strukturen. Dette letter også oversikten når mappene skal sikkerhetskopieres (på regelmessig basis) og senere arkiveres. Katalogisering Først kan det være avklarende med en definisjon av ordet katalogisering: Katalogisering er en dokumentasjonsprosess hvor man registrerer et fotografi (eller en gjenstand) med systematisk nedtegnelse av opplysninger som er nødvendig for å gi fotografiet en entydig definisjon. Før registreringsarbeidet kan starte, må registreringsprogrammet opprette kataloger i programmets database av de bildene man ønsker å registrere. Noen programmer starter automatisk å katalogisere mappen "Mine bilder", dvs at programmet lager små "thumbnails" (kikkebilder på norsk) av bildene og lagrer samtidig tilgjengelig informasjon for hvert bilde (vanligvis EXIF data) i databasen. Dette kan man selvsagt også styre selv, men en slik database av bildene må altså etableres før registreringsarbeidet begynner. [1] Heretter kalt bildene – det kan like gjerne være andre mediefiler som video- og lydfiler
Registreringsarbeidet
Hvis man ønsker å følge Feltkatalogens minste registreringsstandard (se vedlegg 1), blir følgende felter dekket av programmet:
ID-nummer – her kan man bruke det nummeret som er angitt under "File" (for et digitalt kamera blir bildene nummerert fortløpende) Tittel/motiv (Capture) Datering (Date/time) Fotograf (Author) Avbildet person(er) og sted: Programmet har ingen spesielle felt for denne informasjonen, så her kan man bruke notatfeltet hvor bildet gis en kort beskrivelse etter følgende aspekter: Motiv: Hva er motivet? Aktivitet: Hva gjør personene? Omstendighet: Under hvilken omstendighet?
De øvrige feltene i Feltkatalogen dekkes ikke spesifikt av programmet (Type materiale, Eier, Informant, Opphavsrett, Registrator og Utfyllende opplysninger). Dette er imidlertid opplysningene som i mange tilfeller vil være de samme for alle bildene under samme mappe. Derfor kan disse opplysningene legges inn på mappenivå i notatfeltet. Lag en mal som er forhåndsutfylt og som lett kan kopieres inn i notatfeltet (sparer tid). Her kan det også være lurt å angi hvor originalene og eventuelle kopier av bildet fysisk befinner seg (hjemme et sted, hos en slektning, i et arkiv o.l.)
Beskrive bilder med stikkord
Etter at bildets opphav er registrert, bør man velge noen stikkord (emneord/kategorier) i feltet "Keywords" – dvs at innholdet beskrives med stikkord som gir mening selv om man ikke har bildet foran seg – dette er spesielt viktig dersom man ønsker å søke etter spesielle bilder. Et system utviklet for museum og arkiv kalt OUTLINE, dekker stort sett alle de kategorier man kan tenke seg, det er imidlertid et svært omfattende system og lite egnet for privat bruk. Man kan imidlertid plukke et utvalg av disse kategoriene som dekker den enkeltes behov for stikkord. Et tips kan være å ta utgangspunkt i de tre aspektene man beskriver bildet etter i notatfeltet (motiv, aktivitet, omstendighet) og finne stikkord for hvert aspekt (rundt 10 stikkord skulle være nok, men du kan velge så mange du vil). Se eksempel på slike stikkord i vedlegg 2.
Disse stikkordene kan forhåndsinnlegges i programmet under "Keyword picker" slik at de blir liggende som en meny man kan velge fra (se figur til høyre).
Organisere bildene i kategorier
Som slektsforsker vil du sikkert bruke mange av bildene i forbindelse med slektsforskningsarbeidet ( f.eks. legge bilder inn i slektsprogrammet eller bruke bilder til å presentere slekten). Da kan det være hensiktsmessig å velge kategorier som hjelper deg i dette arbeidet. Programmet har en nyttig funksjon til å gjøre nettopp dette - den ligger under flippen "Organize" i venstre felt av programmet Eksempelvis kan følgende kategorier velges: "Slektsfamilier", "Slektsbosteder" og "Fest&høytidsdager" (jul, påske, 17.mai, gebursdager osv). Disse kategoriene sees på som virtuelle mapper hvor bilder (små kikkebilder) som hører sammen samles i samme mappe, men hvor filene rent fysisk kan være lagret forskjellige steder (internt på datamaskinen eller på eksterne lagringsmedier). Fordelen er at man raskt får tilgang på alle bilder fra en slektsfamilie samtidig som man i notatfeltet kan nøye deg med å bruke fornavn på disse personene (da deres tilhørighet allerede er bestemt i kategorien "Slektsfamilie").
Slektsfamiliene kan nummererer slik at egen familie får nr 1, ekteparets foreldre får nr 2a og 2b, ekteparets besteforeldre 3a, 3b, 3c og 3d osv – barn kan nummereres med 01a, 01b osv og barnebarn 001a, 001b osv. Man kan velge andre og eller flere kategorier som passer eget behov bedre. Det er også mulig å bryte ned en hovedkategori til underkategorier. Slektsfamiliene kan nummererer[3] slik at egen familie får nr 1, [1] Typiske steder der de ulike familiene har bodd og virket [2] Programmet holder rede på hvor filene ligger, både internt i datamaskinen og eksternt på et lagringsmedier som CDér, harddisker o.l. [3] For at de skal ligge i en logisk rekkefølge og ikke alfabetisk iht familienavn
Organisere bildene på annen måte
	Programmet har også et merkesystem fra 1 til 5 ("Rating") som man kan bruke etter eget ønske. En måte å bruke dette merkesystemet på er å markere bilder som er godt egnet til å legges inn i slektsprogrammet som følger: 1. Portrett av en person 2. Portrett av et ektepar eller samboere (2 personer) 3. Gruppeportrett (av flere personer, f.eks. fra et slektsstevne eller familiesammenkomst) 4. Samling av personer (ikke nødvendigvis oppstilt - f.eks. fra en fritidsaktivitet med slekt og omgangsvenner) 5. Død/begravelse (fra seremoni, gravplass, gravsten o.l.) Merk: Bilder som merkes etter dette systemet behøver i utgangspunktet ikke være et portrett, det kan imidlertid være et godt utgangspunkt for et portrett ved hjelp av beskjæring eller annen bildebehandling. Det finnes sikkert utallige andre måter å bruke dette merkesystemet på.
	Arkiveringsarbeidet
Programmene kan også hjelpe til med å arkivere bildene, både internt og på eksterne lagringsmedier. Dette bør være en fortløpende prosess – både det å ta sikkerhetskopier av bildene og det å lage et eksternt arkiv av bildene på f.eks. CD plater. Det endelige arkivet bør også sikkerhetskopieres slik at man har 2 eksemplarer som oppbevares på forskjellige steder. Da gjenstår det bare å sette igang, jo lenger du venter, jo større arbeid ligger og venter på deg. Om du ikke ser behovet for egen del, tenk da på dine etterkommere som skal finne fram i ditt bildekaos. Når du først har startet på dette arbeidet, sørg for at alle nye bilder i samlingen blir katalogisert fortløpende!