Årsmeldinger 1998 -

Årsmelding 1998   (mars 1998 - mars 1999)

Flere av DIS-Norges lokallag (Oslo/Akershus, Rogaland, Møre og Romsdal, Salten) har i flere år hatt aktive kilderegistreringsprosjekter gående, og følgende lag har nå kommet mer eller mindre langt i planleggingen av slik virksomhet: Østfold, Hedmark, Buskerud, Telemark, Haugaland, Hordaland og Sør-Trøndelag.

Som tidligere vedtatt, skal ikke DIS-Norge sentralt sette i gang registreringsarbeid i egen regi, men ønsker aktivt å stimulere og hjelpe lokallagene og andre grupper av medlemmer til å komme i gang med kilderegistrering der interessen er til stede. Et Aktivitetsutvalg for kilderegistrering bestående av seks personer med lang erfaring fra slik registreringsvirksomhet, både i frivillige og profesjonelle prosjekter, ble etablert i 1998. Dessverre har aktivitetsnivået i utvalget av kapasitetsmessige grunner vært relativt lavt både i 1998 og 1999. Men noe har skjedd det siste året:

Det er kommet i gang forhandlinger mellom DIS-Norge og Riksarkivaren om en samarbeidsavtale som i grove trekk går ut på følgende: Arkivverket stiller kildekopier gratis til disposisjon for registrering innenfor DIS, DIS-medlemmer utfører registrering og korrekturlesing lokalt, registreringsgruppene i DIS får eiendomsrett og full bruksrett til det registrerte materialet, og Digitalarkivet får rett til å legge det registrerte materialet ut søkbart på Internett. Et avtaleutkast vil bli sendt ut til høring hos begge parter.

Delvis etter initiativ fra DIS-Norge er det nå (etter sigende) under utvikling minst tre nye, Windows-baserte systemer for registrering av historiske kilder, til erstatning av de DOS-baserte systemene BD87, Rubreg og CensIn. Utviklingsprosjektene vil bli fulgt opp og systemene testet ut av aktivitetsutvalget.

Både i KROA (Oslo/Akershus), Hedmark og Rogaland er det også under utvikling systemer som via et enkelt brukergrensesnitt skal gjøre registrert kildemateriale lagret på CD-ROM fleksibelt og effektivt søkbart. De to første systemene er basert på MS Access, det siste på web-teknologi. Systemene vil bli fulgt opp av og muligens distribuert gjennom DIS-Norge.

Under tillitsmannskonferansen i DIS-Norge den 16. oktober 1999 ble det arrangert en "workshop" om kilderegistrering med 11 engasjerte deltakere. Møtet gav aktivitetsutvalget mange nyttige avklaringer og innspill. Se referat i Slekt og Data nr 3+4 1999.

Et første utkast til en "Samarbeidsavtale mellom Riksarkivaren og DIS-Norge om dataregistrering og formidling av norsk kirkeboksmateriale" ble utarbeidet i desember 1999. Et bearbeidet utkast ble behandlet av Arkivverkets ledelse (ved styringsgruppen for Digitalarkivet) og DIS-Norges aktivitetsutvalg for kilderegistrering i juni 2000, og diverse ønsker om endringer og utvidelser ble deretter innarbeidet. Utkastet ble videre sendt ut til høring i alle DIS-Norges lokallag i november, og etter påfølgende justeringer ble den endelige avtaleteksten godkjent av aktivitetsutvalget, DIS-Norges styre og Arkivverket i desember. Avtalen ble undertegnet av riksarkivar John Herstad og DIS-Norges leder Jan Eri den 3. januar 2001.

I korte trekk går avtalen ut på at Arkivverket stiller kirkebokskopier på papir eller andre medier gratis til disposisjon for DIS-Norge, at lokale grupper av frivillige DIS-medlemmer dataregistrerer og korrekturleser materiale på grunnlag av disse kopiene, at Arkivverket foretar noe etterfølgende kvalitetssikring av datamaterialet, og at materialet legges ut gratis søkbart i Digitalarkivet så fort det er gjennom den ovennevnte prosessen. Hensikten med avtalen er å organisere frivillige, lokale krefter for å øke volumet av kvalitativt akseptabelt, søkbart kirkeboksmateriale på Internett, siden det totale norske kirkeboksmaterialet er så stort at det ikke er realistisk å få dette dataregistrert av offentlig finansierte registreringsprosjekter i overskuelig fremtid.

I oktober gjennomførte aktivitetsutvalget en kartlegging av tidligere, pågående og planlagt/ønsket kilderegistrering innenfor DIS-Norge. Forhåndsinformasjon og spørreskjemaer ble sendt ut til lokallagene, og svarene ble enten innhentet eller fulgt opp ved hjelp av telefonsamtaler mellom aktivitetsutvalget (GB/LN) og lederen eller en eventuell registreringsansvarlig i hvert lokallag. De fullstendige resultatene av kartleggingen (statusinformasjon) vil etter hvert bli lagt ut på DIS-Norges nettsted og deretter holdt oppdatert av aktivitetsutvalget i samarbeid med lokallagene.

Pr. oktober 2000 var status (i mest mulig komprimert form) følgende i DIS-Norges 19 lokallag: Kilderegistrering pågår (mer eller mindre aktivt, og i større eller mindre grad ledet av lokallaget) i Oslo/Akershus, Telemark, Aust-Agder, Rogaland, Hordaland, Sør-Trøndelag, Nord-Trøndelag og Salten. Det er planer/ønsker om oppstart i Østfold, Hedmark, Vestfold(?), Vest-Agder, Haugaland og Møre- og Romsdal. Foreløpig er det ingen planer om kilderegistrering i Oppland, Buskerud, Sogn- og Fjordane, Troms og Finnmark.

Av de aktive lokallagene har 6 holdt på i flere år, mens registreringen i Telemark og Aust-Agder kom i gang våren 2000, delvis som prøveprosjekter innenfor den kommende samarbeidsavtalen med Riksarkivaren. Som en midlertidig ordning fikk gruppene selv kopiere kildemateriale til registreringen gratis fra mikrofilm ved statsarkivene i hhv. Kongsberg og Kristiansand.

Ennå har ikke noe driftssikkert, Windows-basert system for registrering av historiske kilder sett dagens lys, men det er visse håp om at BD87 vil komme i Windows-versjon rundt sommeren 2001. Aktivitetsutvalget (KEH) har testet det danske WinKip, men dette er ikke uten videre anvendbart i Norge.

Når det gjelder publisering av registrert materiale i søkbar form på CD-R, har Gunnar Borvik i DIS-Rogaland utviklet et system basert på web-teknologi. Dåpslister fra Klepp er nå tilgjengelige på CD-R ved hjelp av dette systemet. Et tilsvarende system basert på MS Access er under utvikling i KROA (DIS-Oslo/Akershus). Aktivitetsutvalget vil arbeide for at disse systemene blir gjort mest mulig generelle og tilbudt alle lokallagene i DIS-Norge for publisering av historisk kildemateriale registrert etter gjeldende standarder.

Det meste av kilderegistreringsvirksomheten i DIS-Norge i 2001 har vært konsentrert om iverksettelse av "Samarbeidsavtale mellom Riksarkivaren og DIS-Norge om dataregistrering og formidling av norsk kirkeboksmateriale", som ble undertegnet den 3. januar 2001.

Pågående registreringsprosjekter i DIS-Oslo/Akershus og DIS-Rogaland har sluttet seg til avtalen. Ny eller vesentlig opptrappet aktivitet har kommet i gang under avtalen i DIS-Møre og Romsdal, DIS-Nord-Trøndelag, DIS-Sør-Trøndelag, DIS-Telemark (oppstart i 2000) og DIS-Østfold. I tillegg registrerer ca. 20 DIS-medlemmer tilknyttet DIS-Hordaland kirkeboksmateriale direkte for Statsarkivet i Bergen (utenfor avtalen). Ved utgangen av året var totalt 100-150 registratorer i gang fordelt på ca. 50 registreringsgrupper innenfor disse åtte lokallagene. Papirkopier av ca. 50 kirkebøker er bestilt og delvis levert fra Arkivverket. DIS-Møre og Romsdal og DIS-Telemark har i 2001 arrangert helgekurs i kirkeboksregistrering med Standard 4G og BD87 ledet av Ola Tovmo. DIS-Hedmark har inngått en samarbeidsavtale med Hedmark Slektshistorielag om kirkeboksregistrering fra 2002.

2001 har vist at involverte organer i Arkivverket ikke var godt nok forberedt på oppgavene i samarbeidsavtalen. Kildekopieringen fra mikrofilm til papir er lagt til Statsarkivet i Tromsø. Til tross for iherdig innsats der har gruppene opplevd flere måneders ventetid på kopier. Den såkalte usikkerhetskontrollen av registrerte data (jf. punkt 10 i avtalen) er pålagt det statsarkivet som huser den aktuelle kirkeboken i original. Rutinene for dette kontrollarbeidet er nye og ukjente for medarbeiderne i statsarkivene, og noe materiale har hopet seg opp også der. Ca. 10 filer er kontrollert til nå. I tillegg vegret Digitalarkivet seg først mot å legge ut dåps- og vielseslistemateriale lagret i Standard 4Gs formater p.g.a. for mange felt i postene. En midlertidig utlegging uten faddere og andre "bipersoner" kom i gang i oktober i påvente av utvikling og innføring av en ny og bedre datamodell for kirkeboksdata i Digitalarkivet. To filer fra DIS-Telemark og en fra DIS-Oslo/Akershus er lagt ut så langt, mens DIS-medlemmene i Hordaland allerede har ca. 70 filer i sine rom i Digitalpensjonatet. Det er grunn til å tro at de nevnte rutinene i Arkivverket vil "gå seg til" i 2002.

Et eget "hjørne" om kilderegistrering ble åpnet på DIS-Norges nettsted i april. Her presenteres bl.a. samarbeidsavtalen med Riksarkivaren i fulltekst med utdyping av enkelte punkter. Det gis en relativt fyldig veiledning i oppstart og gjennomføring av kirkeboksregistrering i tilknytning til avtalen (myntet på lokallag, grupper og medlemmer i DIS-Norge), pluss noe administrativ informasjon (planer og rapporter) om kilderegistreringsvirksomheten i foreningen. Netthjørnet vil i 2002 bli utvidet med mer detaljert veiledning i selve registreringen av kirkebøker (presentert som en FAQ knyttet til registreringsstandarden) og en mye bedre oversikt over materiale som er registrert eller under arbeid i DIS-Norges regi. Nettadressen er: "http://www.disnorge.no/kildereg/" .

Dessverre har vi heller ikke i 2001 vært i stand til å tilby registratorene et mer tidsmessig registreringsprogram enn DOS-programmet BD87. Ved overgangen til 2002 venter vi primært fortsatt på at Ola Tovmo skal få ferdig en Windows-versjon av BD87, som er under aktiv utvikling, men DIS-Norge er også økonomisk og faglig forberedt på å måtte gjennomføre et utviklingsprosjekt selv hvis BD87 forsinkes enda mer. Et par lokallag har også laget seg egne registreringsapplikasjoner i MS Access. Utarbeidelsen av den nye registreringsstandarden Histform for kirkebøker ligger utenfor DIS-Norges ansvarsområde, men heller ikke her har det skjedd mye i 2001. Vi håper standarden vil komme på banen i løpet av 2002.

Selve Aktivitetsutvalget for kilderegistrering har ikke vært spesielt aktivt i 2001. Utvalgets leder er ansatt i Riksarkivet, og har så langt kunnet gjennomføre det meste av koordineringen og oppfølgingen av samarbeidsavtalen med Riksarkivaren i arbeidstiden. Det vil trolig bli behov for å fordele oppgaver på flere av utvalgsmedlemmene i 2002.