Dataenes vei fra kilde til bruker Veiledning for DIS-medlemmer og lokallag (4)

På denne siden vil vi følge et vilkårlig kildemateriale fra originalkilden gjennom registreringsprosessen til det når brukerne på Internett eller andre medier. Gjennomgangen er basert på samarbeidsavtalen med Riksarkivaren og DIS-Norges øvrige registreringsopplegg. Siden inneholder noen gjentagelser av informasjon fra veiledningsside 1 og 2.

1. Originalene av de norske kirke- og klokkerbøkene oppbevares i statsarkivet for det aktuelle distriktet. Originalprotokollene er bare unntaksvis tilgjengelige for publikum på statsarkivenes lesesal. Det aller meste kirkeboksmaterialet er mikrofilmet (av Mormonerkirken 1948-93 og av Riksarkivet 1997- ), og statsarkivene har med utgangspunkt i mikrofilmen fått produsert publikumsutgaver på mikrokort (fiche) av materialet for "sitt" distrikt. I tillegg har Riksarkivet (i Oslo) og Statsarkivet i Tromsø landsomfattende samlinger av kirke- og klokkerbøker på mikrofilm og mikrokort.
2. Når en registreringsgruppe i DIS-Norge ønsker et bestemt kirkeboksmateriale for registrering, bestiller de dette hos DIS-Norges aktivitetsutvalg for kilderegistrering. Herfra går bestillingen videre til Statsarkivet i Tromsø, som produserer papirkopier av materialet på grunnlag av sin filmsamling. (Jf. punkt 8 i samarbeidsavtalen med Riksarkivaren)
3. Statsarkivet i Tromsø sender kopiene direkte til registreringsgruppens koordinator, som fordeler kildekopiene på gruppens registratorer etter ønske og kapasitet. Registratorene grunnregistrerer så materialet.
4. Etter grunnregistreringen produseres det eventuelt en korrekturutskrift av materialet på basis av datafilen, og utskriften overlates sammen med kildekopiene til den eller dem som skal lese korrektur.
5. Etter korrekturlesingen, dersom denne foregår mot en papirutskrift, sendes korreksjonsforslagene tilbake til grunnregistratoren, som vurderer og i de fleste tilfeller gjennomfører de foreslåtte korreksjonene i datafilen. Deretter gjennomføres ofte også "maskinell kontroll".
6. Registratoren eller gruppens koordinator sender en kopi av datafilen inn til DIS-Norges aktivitetsutvalg for kilderegistrering. Her produseres ved hjelp av et spesialprogram en utskrift inneholdende de datapostene i filen hvor et av usikkerhetssymbolene "??" eller "@" er blitt benyttet under registreringen.
7. Ovennevnte utskrift med usikkerhetssymboler og kildehenvisning sendes av utvalget til det respektive statsarkiv for sjekking mot originalkilden. Korreksjoner påføres utskriften. (Jf. punkt 10 i samarbeidsavtalen med Riksarkivaren.)
8. Usikkerhetsutskriften med korreksjoner sendes tilbake til registreringsgruppens koordinator (eller registratoren) for oppretting av datafilen. Datafilen er dermed foreløpig ferdigstilt og forvaltes og brukes videre av registreringsgruppen eller lokallaget.
9. En kopi av datafilen sendes for annen gang inn til DIS-Norges aktivitetsutvalg for kilderegistrering. Her foretas en rask struktur- og kompletthetssjekk av filen. Deretter produseres maskinelt en ny versjon av filen i et format spesielt tilpasset utlegging i Digitalarkivet.
10. Den konverterte filen oversendes Digitalarkivets driftsgruppe i Bergen, som legger materialet ut søkbart på Internett så raskt det er praktisk mulig. Overordnet informasjon om materialet, bl.a. hvilken gruppe/lokallag som har registrert og har rettighetene til det, legges også ut.
11. Slektsgranskere i inn- og utland, både i og utenfor DIS-Norge, kan glede seg over gratis søketilgang til kildematerialet via Digitalarkivets nettjeneste.

Andre bruksområder for dataene

1. Produksjon og salg av materialet i papirform, dvs. som hefter med registre på ulike felter ("variabler") i tillegg til en fortløpende liste (som i kilden).
2. Produksjon og salg av materialet på CD-R eller andre distribuerbare datamedier, mest aktuelt som en søkbar database og om mulig sammen med kildematerialet i andre former (f.eks. skannet) og annet kildemateriale fra samme område.
3. Utlegging av materialet på web i en "lokal kontekst", f.eks. på lokallagets eget nettsted.
4. Anvendelse av materialet som kildegrunnlag for lokalhistoriske prosjekter, som f.eks. utarbeidelse av gårds- og slektshistorier i bygdebøker.
5. Distribusjon til interesserte universitets- og høyskoleinstitusjoner til bruk innenfor forskning og undervisning, f.eks. innenfor disipliner som befolkningshistorie, sosialhistorie, navnegransking, genetikk og selvsagt genealogi.
6. Distribusjon til skoleverket f.eks. for bruk i oppgaver og prosjekter i hjemsteds- og historieundervisningen.
7. Intern bruk i Arkivverket (jf. punkt 14-16 i samarbeidsavtalen med Riksarkivaren).

For ofte stilte spørsmål om kilderegistrering og svar på disse, gå til neste side.