Hvordan gjennomføre kilderegistrering og korrektur? Veiledning for DIS-medlemmer og lokallag (2)

- Hvor og hvordan bør grunnregistreringen foregå?
Selve overføringen (avskrivingen) av opplysninger fra kilden til skjemaet på dataskjermen ved hjelp av tastaturet kalles ofte for grunnregistrering. Det anbefales sterkt at dette arbeidet utføres hjemme hvis registratoren har det nødvendige utstyret der. Hjemmeregistrering gjør det mulig å registrere i ledige stunder innimellom andre gjøremål, og en slipper å kaste bort tid på reising og frem- og bortrydding av utstyr i et eventuelt "registreringslokale". Grunnregistreringen av en avgrenset porsjon kildemateriale bør gjennomføres av én person, d.v.s. at samme person både leser i kilden og skriver inn opplysningene. Hvis én leser og én skriver, kan skrivemåten av navn og andre opplysninger i kilden lett bli endret, hvilket er et brudd på det viktige kildetrohetsprinsippet.

- I hvilken rekkefølge skal innførslene i kilden registreres?
I de fleste listene i kirkebøkene er innførslene ført og nummerert i kronlogisk orden side for side. Men det finnes lister med en mer komplisert oppbygning. Fødte (døpte) og døde (begravede) er i kirkeboksmodellen fra 1877 som regel ført og nummerert i egne avdelinger for menn og kvinner hhv. øverst og nederst på siden. Noen ganger er det i tillegg egen nummerering av f.eks. døpte jenter for hvert sogn eller kirke innenfor prestegjeldet. Fordi det letter senere kompletthetskontroll av datamaterialet, anbefales det generelt å registrere innførslene i løpenummerrekkefølge istedenfor linjevis innenfor hver side. I ovennevnte eksempel vil dette si registrering i nummerrekkefølge innenfor hvert sogn innenfor hvert kjønn innenfor hvert år, selv om dette betyr noe hopping frem og tilbake i kilden. Men registrering i nummerrekkefølge er ikke noe absolutt krav. Også sidevis registrering er akseptabelt.

- Hvor og hvordan bør korrekturlesingen foregå?
Etter at en avgrenset porsjon kildemateriale (f.eks. ett eller flere år av en bestemt kirkeboksliste) er ferdig grunnregistrert og lagret på en fil av registreringsprogrammet, er materialet klart for korrektur og retting. Dette arbeidet kan utføres på flere måter, men den kanskje vanligste og beste er følgende: Om mulig produseres en korrekturliste på papir av det registrerte materialet ved hjelp av registreringsprogrammet eller et tilhørende program (f.eks. KORRLIST til BD87). To andre personer enn den som utførte grunnregistreringen, leser korrektur ved at den ene leser høyt fra kildekopien (og da presiserer skrivemåten av enkelte ord) og den andre sammenligner med datautskriften. Feil markeres i datautskriften, som leveres tilbake til grunnregistratoren, som i sin tur gjennomfører rettelsene i datafilen. Korrekturlesingen kan foregå hjemme hos en av deltakerne eller på et felles møtested. Tilgang på PC er ikke nødvendig, slik at også personer uten noen dataerfaring kan delta i korrekturarbeidet.

Det finnes flere akseptable varianter av denne arbeidsformen: En variant er at én person både leser i kilden og sammenligner med datautskriften. Dette gjør det enklere å drive med korrekturarbeid hjemme innimellom andre oppgaver. En annen variant er at det registrerte materialet sjekkes direkte på dataskjermen istedenfor på en papirutskrift. Sjekkingen utføres av grunnregistratoren, som også retter opp datafilen umiddelbart.

To prinsipper er viktige i korrekturarbeidet: 1) Under korrekturlesingen må det alltid leses fra kilden og sammenlignes med den registrerte versjonen, aldri omvendt! Dette fordi en som sammenligner med kildekopien nesten alltid vil være for "tolerant" eller "sløv" ved kildetydingen. 2) Datafilen skal alltid rettes opp av grunnregistratoren. Dette fordi han/hun da kan lære av sine egne feiltolkninger, og i tillegg kan revurdere og eventuelt forkaste korrekturleserens forslag.

- Er det mulig å kontrollere de registrerte dataene maskinelt?
Ja, delvis. Det er foreløpig ingen registreringsprogrammer på markedet som kontrollerer de inntastede opplysningene logisk, verken under inntastingen eller i en egen kjøring etterpå. Med logisk kontroll menes her f.eks. at samsvar mellom kjønn, alder og andre opplysninger i kilden kontrolleres, og feilmelding gis hvis noe må være feil. Registreringsprogrammer med slike egenskaper vil nok komme etter hvert.

Inntil videre eksisterer et par enklere former for maskinell kontroll:   A) I BD87 og andre programmer kan det spesifiseres hvilke tegn eller dataverdier (opplysninger) som er "lovlige" eller "ulovlige" i de enkelte feltene. Forsøk på å skrive inn noe "ulovlig" gir melding.   B) BD87 og databaseprogrammer gir også mulighet til å lage sorterte lister over de opplysningene som forekommer i enkeltfelter eller kombinasjoner av 2-3 felter. Like opplysninger gjentas ikke i listene, men påføres isteden frekvens (dvs. antall forekomster). Sjekking av opplysninger med frekvens 1 eller 2 i disse listene vil ofte avsløre feil, typisk skrivefeil ved inntastingen.

Den maskinelle kontrollen kan med fordel utføres av grunnregistratoren, enten før korrekturlesingen eller kanskje helst etter at korreksjonene fra korrekturlesingen er gjennomført.

- Hvordan bør registreringsgruppen organiseres?
Det viktigste er at gruppen har en koordinator som til enhver tid har oversikt over hvor de enkelte bunker med kildekopier og tilhørende datafiler befinner seg, både hos hvem av deltakerne og på hvilket stadium registreringsprosessen. En slik oversikt kan holdes enten ved hjelp av enkle papirskjemaer eller datamaskinbaserte hjelpemidler. Det er trolig lurt å planlegge en bestemt flyt for materialet fra registrator til korrekturleser(e), tilbake til registrator osv. Men organiseringen bør også være såpass fleksibel at framdriften ikke stanses om f.eks. en registrator ikke har anledning til å arbeide en periode.

- Har registratorene behov for å møtes?
Ja, og spesielt de første månedene. Uerfarne registratorer har alltid mye de lurer på, f.eks. hvordan registreringsinstruksene (-standarden) skal anvendes på bestemte fenomener i kilden og hvordan forskjellige funksjoner i registreringsprogrammet virker og skal brukes. Her er det veldig viktig med erfaringsutveksling og rådslagning for å etablere felles praksis innenfor gruppen. Men først og fremst trenger registratorene hjelp av sine kolleger for å tyde vanskelige detaljer i kilden. Det noen ikke klarer å tyde, kan andre forstå ved første øyekast. Møter er også viktig for samhørigheten, motivasjonen og av rent sosiale grunner. Møtene er dessuten velegnet for å utveksle kildekopier og datafiler uten å bruke vanlig post.
Hvis de geografiske avstandene til et felles møtested er overkommelige, anbefales det å ha registratormøter f.eks. annenhver uke i startfasen og kanskje en gang i måneden i fortsettelsen.

For videre orientering om registreringsstandarder, gå til neste side.