Hvordan komme i gang med kilderegistrering? Veiledning for DIS-medlemmer og lokallag (1)

- Hva trenger jeg for å delta i kilderegistrering?
Du trenger tilgang til en PC (gammel eller ny, en 486-maskin er f.eks. bra nok), helst hjemme, og gjerne en skriver koblet til denne. En dokumentholder til kildekopiene og et forstørrelsesglass kan være en fordel. Av personlige egenskaper er ordenssans, nøyaktighet, godt syn og noe disponibel tid de viktigste.

- Jeg ønsker å delta i kilderegistreringen. Hvordan kommer jeg med?
Ta først kontakt med det lokallaget du er tilknyttet, enten via e-post, telefon eller brev, og spør om de allerede har startet eller planlegger å starte opp registreringsgrupper i sitt område. Hvis svaret er ja, får du sikkert plass i en eksisterende eller ny gruppe, avhengig av hvilket kildemateriale (prestegjeld) du ønsker å registrere. Hvis svaret fra lokallaget er nei, ta direkte kontakt med DIS-Norges aktivitetsutvalg for kilderegistrering (AUKR) via e-post til kildereg@disnorge.no .

- Vårt lokallag er ennå ikke i gang med kilderegistrering. Medlemmer henvender seg til oss med forespørsler om dette. Hva gjør vi?
Utpek først en person i lokallagsstyret som foreløpig kontaktperson for kilderegistrering. Vedkommende setter opp en liste over medlemmer som er interessert i å delta, og noterer der navn, adresse, e-post, telefon og hvilket materiale (prestegjeld) medlemmet helst ønsker å arbeide med. Forsøk også å sette de interesserte i kontakt med hverandre (særlig de som ønsker materiale fra samme distrikt), slik at de om mulig kan danne registreringsgrupper (2-10 personer) i området der de bor. Hver slik gruppe bør ha en koordinator som også kan være kontaktperson overfor lokallaget og AUKR.

- Vårt lokallag har allerede en eller flere registreringsgrupper. Hva gjør vi med nykommere som vil være med?
Det beste er om de nye deltakerne kan bli med i eksisterende grupper for der å dra nytte av de andres erfaring. Hvis det melder seg mange nye, medlemmer som bor i andre deler av lokallagsområdet eller medlemmer som ønsker å registrere materiale fra andre prestegjeld, forsøk å danne nye grupper, gjerne med en etablert deltaker som koordinator.

- Ingen av dem som har meldt seg interessert i kilderegistrering, ønsker å registrere kildemateriale fra det samme området som noen av de andre. Hvordan takler vi dette?
Det er viktig for motivasjonen til frivillig arbeid at deltakerne arbeider med noe de er interessert i, i dette tilfellet kildemateriale fra et bestemt område (prestegjeld/sogn). Dette er også nedfelt i samarbeidsavtalen med Riksarkivaren. På den annen side er det et krav at korrekturlesingen utføres av en annen person enn den som har gjort grunnregistreringen, slik at minst 2 personer (helst 3) må involveres i ethvert kildemateriale. Forsøk derfor å få to eller flere deltakere til å inngå korrektursamarbeid med hverandre, dvs. at de leser korrektur på hverandres materiale. En annen god variant er at to eller flere personer blir enige om å samarbeide bredt om hverandres ønskemateriale i en avtalt rekkefølge, f.eks. én kirkebok eller et halvt år med registreringsarbeid ad gangen.

- De registreringsinteresserte i lokallaget er nå fordelt på en eller flere registreringsgrupper. Hva gjør vi videre?
Kildemateriale: Hver gruppe bestemmer seg for hvilket kildemateriale (kirkebok) de ønsker å starte med. Oversikt over aktuelt materiale (med visse begrensninger) finnes på Arkivverkets nettsider. DIS-Norge anbefaler generelt nybegynnere å starte med kirkebøker fra 1877 og fremover mot 1900, fordi disse protokollene som regel er "luftig" og ryddig ført, og inneholder lite gotisk håndskrift. En koordinator i lokallaget eller i hver registreringsgruppe spesifiserer ønsket kildemateriale til AUKR, som sender bestillingen videre til kopieringsenheten i Arkivverket (p.t. Statsarkivet i Tromsø). Derfra sendes kildekopiene direkte tilbake til de lokale koordinatorene.
Registreringsstandard: Mens dere venter på kildematerialet, passer det å laste ned gjeldende registreringsstandard Standard 4G og få alle deltakerne (heretter kalt registratorer) til å lese nøye gjennom denne. Standarden angir hvilke felt (rubrikker) opplysningene i kirkeboka skal skrives inn i, og instrukser for hvordan en del typer opplysninger skal registreres.
Registreringsprogram: Så lenge feltstrukturen i Standard 4G følges, står registreringsgruppene (lokallagene) fritt til å utvikle sitt eget registreringsprogram (f.eks. basert på MS Access eller Borland Paradox) eller å velge et eksisterende program. Inntil videre vil DIS-Norge anbefale at programmet BD87 benyttes, hovedsakelig fordi det er skreddersydd for Standard 4G. BD87 er fortsatt et DOS-program, men en Windows-versjon er ventet rundt sommeren 2001. Full versjon av BD87 koster i dag 650 kroner, og lokallagene bør kjøpe en lisens pr. registreringsgruppe eller for hver 5. deltager. Programmet bestilles fra Dovre Data Arkiv. Brukerveiledning følger med, og programmet er enkelt å installere.

- Finnes det noe kurstilbud i dataregistrering av kirkeboksmateriale?
Ja, Ola Tovmo ved Dovre Data Arkiv kan holde kurs i registrering med BD87 etter Standard 4G. Kurset går over en helg (ca. 6 timer lørdag og 6 timer søndag), og Olas honorar er 3500 kroner (uavhengig av antall deltakere) pluss reise og opphold. Lokallaget må selv skaffe til veie et høvelig kurslokale med et passende antall PCer (f.eks. et PC-rom på en skole med en PC pr 2-3 deltakere), og dessuten kopiere opp noe kursmateriell. Passende deltakerantall på kursene kan være 10-30. Det er selvsagt mulig for et lokallag å gå sammen med et lokalt historielag eller et annet DIS-lokallag om å arrangere kurs.
I 2001 vil lokallagene få 1000 kroner fra DIS-Norge og 720 kroner fra Folkekulturforbundet i økonomisk støtte til slike kurs. Vilkåret for sistnevnte bidrag er at det fylles ut en "Ferdigmelding" etter kurset og at hver deltaker får et kursbevis. Dersom lokallaget eller registreringsgruppen kan trekke veksler på personer med erfaring fra tidligere kilderegistrering, vil det trolig være forsvarlig å starte opp uten at deltakerne har gjennomgått et registreringskurs.

- Er det nødvendig med kurs i tolkning av gotisk håndskrift?
Dersom gruppen velger å starte med kirkeboksmateriale fra tiden etter 1877, vil dette sjelden være nødvendig. Men så fort man går bakover til materiale fra 1860 eller eldre, vil gotisk håndskrift dukke opp i kilden. Noen statsarkiv og friundervisningstiltak tilbyr kurs i gotisk håndskrift. Det finnes også noe litteratur om emnet, blant annet i håndbøker i slektsgransking. Dessuten tilbyr Historisk institutt og Statsarkivet i Bergen et Internett-basert kurs.

- Vi har nå mottatt kildekopiene fra Arkivverket. Hvordan fordeler vi disse på registratorene?
Det kan være fornuftig i starten at alle registratorene registrerer opplysninger fra samme liste i kirkeboka (f.eks. dåpslisten). På den måten blir erfaringsoppbyggingen mer kollektiv. Avhengig av størrelsen på kilden og antall registratorer, kan listen deles opp i bunker på ett eller flere år på hver.

For videre veiledning om gjennomføringen av registrerings- og korrekturarbeidet, gå til neste side.